A maior parte dos problemas de uma licitação nasce antes de a primeira linha do edital ser escrita. O Government Performance Lab (GPL), da Harvard Kennedy School (HKS), reuniu esse princípio em uma ferramenta prática: a planilha para começar um pedido de propostas (RFP), publicada em setembro de 2025. É um roteiro de dez perguntas para a equipe responder em conjunto, antes de redigir. Para quem trabalha com termo de referência e estudo técnico preliminar, o paralelo é direto.
A ideia em resumo
A planilha foi pensada para acelerar o debate interno. A instrução é que o grupo que vai redigir o documento tente responder cada pergunta antes de escrever e registre onde não tem resposta, porque ali será preciso buscar mais informação. O material faz parte de um conjunto maior sobre o início da solicitação, que inclui um formulário de entrada das demandas e um roteiro de reuniões de abertura com as áreas. Também se apoia no guia do GPL para redigir um edital orientado a resultados.
O que a ferramenta traz
O arquivo lista dez temas, cada um com uma pergunta-guia e um espaço para respostas e pendências:
- Problema: que problema a compra quer ajudar a resolver e como já se tentou resolvê-lo.
- Metas: que resultado o órgão quer melhorar e qual a distância entre o ponto atual e o desejado.
- Público: quem é o usuário do produto ou serviço e quais são suas necessidades.
- Indicadores: como medir, com dados, se houve avanço em relação à meta.
- Gestão do contrato: que atividades garantem supervisão suficiente, incluindo relatórios de andamento, frequência de reuniões e coleta de dados.
- Escopo obrigatório: o que o fornecedor precisa fazer para entregar o resultado, cumprir a lei ou alinhar-se às prioridades do governo.
- Inovação: onde o escopo pode dar liberdade para soluções novas e quais exigências podem ser afrouxadas ou eliminadas.
- Incentivos: que estrutura de pagamento e de prazo alinha o interesse do fornecedor ao desempenho com custo adequado, e se parte do pagamento pode ser ligada a resultados.
- Desafios e riscos: o que mais preocupa a equipe na contratação e como mitigar.
- Critérios de pontuação: quais prioridades devem entrar na avaliação e que perguntas da proposta as capturam melhor.
A ferramenta não traz modelos de resposta nem exemplos. O valor está na ordem: problema, meta e público vêm antes de escopo e pontuação.
Como aplicar no Brasil
As dez perguntas conversam com a fase preparatória da Lei 14.133/2021. O art. 18 manda que o planejamento aborde considerações técnicas, mercadológicas e de gestão e inclui, entre os elementos, a descrição da necessidade em estudo técnico preliminar, a definição do objeto por termo de referência ou projeto, as condições de execução e pagamento e a motivação das condições do edital. Um caminho prático:
- Use a planilha como pauta da reunião de abertura. Antes de o setor demandante enviar o pedido, reúna demandante, compras, jurídico e controle interno por uma hora e percorra as dez perguntas.
- Transforme as respostas em rascunho do ETP. Problema, metas e público alimentam a descrição da necessidade; riscos alimentam a análise de riscos.
- Defina indicadores antes do objeto. Escreva como o órgão saberá, no mês seguinte à assinatura, se a contratação está funcionando.
- Revise o escopo com a pergunta de inovação. Para cada exigência, pergunte se ela é obrigatória por lei, necessária ao resultado ou apenas herança de editais anteriores. O art. 144 admite remuneração variável vinculada a metas, padrões de qualidade e prazos, desde que definida no edital e no contrato, motivada e dentro do limite orçamentário.
- Registre as lacunas. Perguntas sem resposta viram tarefas com responsável e prazo, como pesquisa de mercado, consulta ao usuário ou análise do contrato anterior.
- Padronize. Para objetos recorrentes, a lei prevê minutas padronizadas de edital e de contrato sempre que o objeto permitir (art. 25, §1º). A planilha pode ser anexada ao processo como memória do planejamento.
Cuidados e limites
A planilha é um instrumento de brainstorming, sem validação de resultados nesta página, e foi concebida para o contexto de governos estaduais e locais dos Estados Unidos. No Brasil, o que tem força é o processo administrativo: o ETP, o termo de referência, a pesquisa de preços e o parecer jurídico seguem as exigências legais e regulamentares do ente. Tampouco serve para toda compra; para itens simples, cujo único fator de decisão é o preço, dez perguntas podem ser excessivas. Este texto é uma leitura própria da Evoluta, feita por profissionais com formação pela Harvard Kennedy School, sem vínculo da empresa com a HKS.
