A ata é o produto do sistema de registro de preços. Ela fixa quem vende, a que preço, em que quantidade máxima e sob quais condições. Quem contrata de fato é o órgão, por meio de contrato, nota de empenho ou instrumento equivalente, quando precisar.
O que é a ata de registro de preços
É o registro formal do resultado da licitação ou da contratação direta feita no sistema de registro de preços. Em linguagem simples, é a “tabela oficial” de preços que os órgãos podem usar durante a vigência. A ata em si não gera despesa: a despesa só nasce quando o órgão emite a ordem de fornecimento ou assina o contrato.
O que a lei diz
- Compromisso, não obrigação de comprar: a existência de preços registrados implica compromisso de fornecimento, mas não obriga a Administração a contratar, que pode licitar especificamente, de forma motivada (art. 83).
- Vigência: 1 ano, prorrogável por igual período se comprovado o preço vantajoso; o contrato decorrente tem vigência conforme a ata (art. 84). Veja vigência da ata.
- Mais de um fornecedor: a ata pode incluir licitantes que aceitem cotar preço igual ao do vencedor, na ordem de classificação (art. 82, VII e § 5º, VI). Veja cadastro reserva.
- Divulgação: as atas devem estar no PNCP (art. 174, § 2º, IV).
Como funciona na prática
- Terminada a licitação, o gerenciador convoca os fornecedores para assinar a ata.
- A ata é divulgada e passa a valer para o gerenciador e os participantes.
- Quando precisa do item, o órgão solicita ao fornecedor por ordem de fornecimento ou formaliza o contrato.
- O fornecedor entrega, o órgão recebe, atesta e paga.
- O gerenciador acompanha saldos, adesões e a evolução dos preços de mercado.
- Ao fim da vigência, decide-se por prorrogar (se o preço for vantajoso) ou licitar novamente.
Imagine uma ata de combustível para uma prefeitura de pequeno porte. O preço registrado vale para todas as secretarias participantes, cada uma retira o que precisa, e o controle de saldo por órgão evita que alguma consuma a cota das demais.
Gestão da ata
O edital deve prever as condições para alteração dos preços registrados e as hipóteses de cancelamento da ata e suas consequências (art. 82, VI e IX). O gerenciador acompanha saldos, adesões e atualização periódica dos preços (art. 82, § 5º, IV). Mantenha controle de saldos por item e por órgão, calendário de vencimento, registro de adesões e comunicação ao fornecedor sobre cada ordem de fornecimento. Antes de prorrogar, refaça a pesquisa de mercado e documente a vantagem do preço.
Diferença entre ata de registro de preços e contrato
A ata registra condições e preços e gera compromisso de fornecimento. O contrato administrativo formaliza a contratação concreta, com quantidade definida, e é ele que obriga as partes a entregar e pagar. Uma mesma ata pode dar origem a vários contratos ou ordens de fornecimento.
Quando a ata deve ser cancelada ou revista
O edital precisa prever as hipóteses de cancelamento da ata e o procedimento para alterar os preços registrados. Em geral, tratam-se situações como o preço de mercado cair abaixo do registrado, o fornecedor não conseguir cumprir o compromisso ou descumprir as condições. O gerenciador deve agir de forma motivada e dar ao fornecedor a oportunidade de se manifestar, conforme as regras do edital e do regulamento aplicável.
Dicas para o controle de saldos
- Registre cada solicitação em planilha ou sistema, por item e por órgão.
- Defina limites por órgão participante, para que um não consuma a quantidade dos demais.
- Acompanhe as adesões de não participantes, que também consomem saldo.
- Avise o gerenciador quando o saldo de algum item estiver acabando, com tempo para nova licitação.
Base legal
Lei nº 14.133/2021, arts. 6º (XLVI), 82 a 86 e 174. Na esfera federal, Decreto nº 11.462/2023.
Erros comuns
- Confundir ata com contrato e deixar de formalizar a contratação.
- Não monitorar o preço de mercado durante a vigência.
- Prorrogar a ata sem demonstrar vantagem de preço.
- Permitir adesões que excedam os limites da lei.
- Não publicar a ata e seus aditivos.