O que são ativo e passivo no setor público
Ativo e passivo são os dois lados do patrimônio de qualquer entidade, inclusive de uma prefeitura. De um lado está o que o ente controla e que pode lhe prestar serviços ou gerar benefícios; do outro, o que ele deve e terá de pagar. O Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público (MCASP), ao definir os elementos das demonstrações contábeis, estabelece duas definições:
- Ativo é um recurso controlado no presente pela entidade como resultado de evento passado. Recurso é um item com potencial de serviços ou com a capacidade de gerar benefícios econômicos; a forma física não é condição necessária.
- Passivo é uma obrigação presente, derivada de evento passado, cuja extinção deva resultar na saída de recursos da entidade. Obrigação presente é a que decorre de lei (obrigação legal) ou de compromisso assumido.
A diferença entre os dois forma o patrimônio líquido. Se o ativo é maior que o passivo, o patrimônio líquido é positivo; se é menor, o ente tem patrimônio líquido negativo, também chamado de passivo a descoberto.
Para que serve essa distinção
Separar o que se tem do que se deve é a base da leitura patrimonial. Com ela, o gestor consegue:
- saber que bens e direitos o município controla e precisa conservar;
- identificar todas as obrigações, inclusive as que não aparecem no orçamento do ano, como provisões e precatórios;
- medir a capacidade de pagamento no curto prazo, comparando o circulante do ativo com o do passivo;
- avaliar o patrimônio líquido como indicador de sustentabilidade no longo prazo.
Como aparecem no plano de contas
Na estrutura do Plano de Contas Aplicado ao Setor Público (PCASP), o ativo ocupa a classe 1, e o passivo e o patrimônio líquido ocupam a classe 2. Em ambos, a divisão é entre circulante e não circulante, conforme o prazo de realização ou de exigibilidade. Essa padronização permite que todos os entes registrem os fatos da mesma forma e que as demonstrações sejam consolidadas e comparadas.
Ativo e passivo financeiros e permanentes
A Lei 4.320/1964 usa ainda uma divisão própria: ativo e passivo financeiros, que são os realizáveis ou exigíveis independentemente de autorização orçamentária, e permanentes, que dependem de autorização legislativa para serem realizados ou exigidos. O MCASP mantém essa divisão no quadro específico do Balanço Patrimonial (art. 105). Ela é importante porque a diferença entre ativo financeiro e passivo financeiro é o superávit financeiro, fonte para abertura de créditos adicionais.
Como funciona na prática
- Cada fato que gera um bem, direito ou obrigação é registrado em conta do PCASP, no ativo ou no passivo.
- O reconhecimento exige que o item atenda à definição: o ente deve ter controle sobre o recurso, ou obrigação presente decorrente de lei ou de compromisso.
- Ao fim do exercício, os saldos formam o Balanço Patrimonial, com o ativo de um lado e o passivo e o patrimônio líquido do outro.
- Itens duvidosos, como créditos prescritos ou bens inexistentes, são revisados, ajustados ou baixados.
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que firmou contrato de obra e ainda não pagou a última medição. Quando a medição é entregue e atestada, nasce uma obrigação presente, derivada de evento passado: surge um passivo. Ao mesmo tempo, a obra executada gera um ativo, pois o ente passa a controlar um bem com potencial de serviços. Se o registro é feito só quando o pagamento ocorre, o balanço fica incompleto e mostra um patrimônio diferente do real.
Diferença entre passivo, provisão e passivo contingente
Nem toda obrigação possível é um passivo registrado. A provisão é um passivo de prazo ou valor incerto, mas que atende ao critério de reconhecimento. Já o passivo contingente é uma obrigação possível, ou presente sem possibilidade de estimativa confiável, que não é registrada, e sim evidenciada em notas explicativas. A fronteira entre eles depende da probabilidade e da possibilidade de mensuração.
Base legal e normas
- MCASP, 11ª edição: definições de ativo, passivo e demais elementos das demonstrações.
- Lei 4.320/1964, art. 105: Balanço Patrimonial, com a divisão em ativo e passivo financeiros e permanentes.
- PCASP: classe 1 (ativo) e classe 2 (passivo e patrimônio líquido).
Como o gestor usa essa informação
O Balanço Patrimonial só é útil se for lido. Três perguntas simples ajudam. Primeira: o ativo circulante cobre o passivo circulante? Se não cobre, o município tem dívidas de curto prazo maiores do que os recursos que consegue realizar no curto prazo, e o risco de atraso aumenta. Segunda: os maiores itens do ativo são confiáveis? Valores altos em créditos antigos ou em bens que ninguém localiza são sinais de ativo inflado. Terceira: há passivos relevantes ausentes? Ações judiciais, obrigações previdenciárias e precatórios são os candidatos mais comuns.
Responder a essas perguntas todo ano, com apoio da contabilidade, transforma o balanço de um documento de obrigação em um instrumento de gestão.
Erros comuns
- Não reconhecer passivos, como provisões, precatórios e obrigações previdenciárias, o que embeleza o balanço.
- Manter ativos sem controle: bens inexistentes, créditos prescritos ou valores sem possibilidade de recebimento.
- Registrar por regime de caixa o que deveria ser reconhecido por competência.
- Confundir ativo financeiro com ativo permanente na apuração do superávit financeiro.
- Deixar de conciliar os saldos contábeis com inventários e extratos.
