Um escritório de projetos, ou PMO (do inglês Project Management Office), é a unidade que ajuda a prefeitura a planejar, acompanhar e entregar projetos com o mesmo método. Assim, cada secretaria deixa de fazer do seu jeito. O escritório de projetos PMO serve para dar à direção uma visão única do que anda, do que atrasa e do que precisa de decisão.
O conceito vem da literatura do Project Management Institute (PMI), que reúne o PMBOK Guide. Em trabalho apresentado em congresso da entidade, o autor Emad Aziz resume o PMO como a estrutura que padroniza os processos de governança ligados a projetos.
Quais são as funções de um escritório de projetos?
Não existe uma lista única. O pesquisador Seweryn Spalek descreve o PMO como uma unidade que centraliza e coordena a gestão dos projetos sob seu domínio e enumera funções possíveis. Na prática, elas se agrupam em quatro blocos:
- Método: desenvolver metodologia, padrões, políticas e modelos de documentos que as equipes usam.
- Apoio: orientar gerentes de projetos, treinar equipes e coordenar recursos compartilhados entre projetos.
- Monitoramento: acompanhar prazos e orçamentos de todos os projetos e consolidar a informação.
- Governança: manter repositórios de riscos, coordenar a comunicação e a qualidade e levar à direção os dados para decidir.
Cada organização escolhe quais funções assume. Um PMO pode ir do simples apoio com modelos e treinamento até a gestão direta de projetos.
O que o PMO não faz
O escritório não substitui o gestor do projeto. Quem responde pela entrega continua sendo o secretário ou o responsável designado, com seu orçamento e sua equipe.
Também não define as prioridades de governo. Nos modelos de portfólio descritos por Aziz, o PMO agrega resultados e recomenda iniciar, selecionar ou encerrar projetos, mas a decisão fica com a governança da organização.
E não é órgão de fiscalização. A Constituição Federal prevê, para o município, controle externo pelo Legislativo e sistemas de controle interno do Executivo (art. 31). O PMO acompanha o andamento dos projetos para apoiar a gestão, sem ocupar o lugar da controladoria.
Que benefícios o secretariado costuma perceber?
Giraudo e Monaldi afirmam que os PMOs ajudam a centralizar, coordenar e supervisionar projetos. Também melhoram o uso de recursos, reduzem conflitos entre projetos e ajudam a investir nas iniciativas certas. Segundo os autores, sem coordenação as organizações enfrentavam atrasos, estouro de custos e perda de qualidade.
No setor público, o Programa PMO Goiás, do governo estadual, lista como benefícios esperados mais transparência, melhor seleção e priorização de projetos, menos fracassos e melhor uso dos recursos públicos. São expectativas de um programa, não garantias: o resultado depende de como cada órgão implanta e usa o escritório.
O que o PMO precisa para funcionar
Aziz aponta fatores que se repetem nos escritórios que funcionam. Os principais, traduzidos para a prefeitura:
- Apoio da direção: sem o prefeito ou o secretário-chefe por trás, o escritório não resolve conflitos entre secretarias.
- Valor para quem executa: se o PMO só pede relatório e nada devolve, as equipes deixam de colaborar.
- Papel claro: todos precisam saber o que o escritório faz e o que não faz.
- Ferramenta simples: o autor observa que um PMO pode ter sucesso com programas básicos; o sistema serve ao escritório, e não o contrário.
- Estrutura formal: contratar pessoas sem definir regras de decisão não produz um escritório, alerta o texto.
Tamanho, posição na estrutura e quando vale a pena
Giraudo e Monaldi distinguem o PMO individual, que apoia um projeto complexo, o departamental, que atende vários projetos de uma área, e o corporativo, que define padrões para toda a organização. Na prefeitura, o desenho depende da estrutura administrativa local, definida por lei ou decreto municipal. Confira a legislação do seu município.
Spalek observa que a necessidade cresce quando a organização conduz muitos projetos ao mesmo tempo e precisa encaixá-los na estratégia. A pergunta central, diz ele, é por que o escritório será criado e que resultado se espera.
Vale a pena quando vários projetos disputam as mesmas equipes e o mesmo orçamento e a direção não enxerga o conjunto. Com poucos projetos, um bom gestor e uma planilha compartilhada podem bastar.
A eficiência é princípio da administração pública, inclusive municipal, na redação que a Emenda Constitucional 19/1998 deu ao art. 37 da Constituição. O PMO é um meio de organizar a gestão com esse fim, mas nenhuma norma citada aqui obriga o município a criá-lo.
Para conversar sobre o PMO do seu município, a estruturação de escritório de projetos (PMO) começa por um diagnóstico da forma como a prefeitura gere seus projetos. Em seguida, desenha o modelo, o método e as rotinas adequados ao seu porte. Quem quer aprofundar o método pode conhecer o curso de gestão de projetos e escritório de projetos municipal e a organização do portfólio em gestão da carteira de projetos. Para avaliar o caso do seu município, use o botão Pedir proposta na página do serviço.
