Saber como fazer o ETP (estudo técnico preliminar) é hoje uma competência básica de qualquer setor de compras. A Lei 14.133/2021 exige que a necessidade da contratação seja fundamentada nesse estudo, que deve mostrar qual problema a administração quer resolver e qual é a melhor solução para isso. Sem um ETP consistente, o termo de referência nasce frágil e o edital fica exposto a questionamentos.
O que a lei exige do ETP
O art. 18 da Lei 14.133 trata a fase preparatória como planejamento. O inciso I fala em descrição da necessidade da contratação fundamentada em estudo técnico preliminar que caracterize o interesse público envolvido. O § 1º do mesmo artigo diz que o ETP deve evidenciar o problema a ser resolvido e a sua melhor solução, de modo a permitir avaliar a viabilidade técnica e econômica da contratação.
O § 1º lista 13 elementos. O § 2º esclarece que o estudo deve conter, no mínimo, cinco deles: a descrição da necessidade (inciso I), as estimativas de quantidade com memória de cálculo (IV), a estimativa do valor da contratação (VI), a justificativa para parcelar ou não a contratação (VIII) e o posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação (XIII). Os demais podem ficar de fora, mas só com justificativa expressa. Regra federal de aplicação nacional: a Lei 14.133 vale para todos os entes, mas remete a regulamento em vários pontos; confira se o município tem decreto próprio sobre o tema.
Passo a passo para elaborar o ETP
1. Parta do documento de formalização da demanda
O ETP responde a uma demanda de um setor. Registre quem pediu, qual é a necessidade e o que acontece se ela não for atendida. Se o município elabora plano de contratações anual, confira se a demanda está nele: o inciso II do § 1º pede a demonstração dessa previsão, para indicar o alinhamento com o planejamento.
2. Descreva o problema, não a solução
O erro mais frequente é começar pelo produto (“comprar 30 computadores”) e não pelo problema (“o setor de tributos perde atendimentos por falta de equipamento”). A lei pede a necessidade sob a perspectiva do interesse público. Descreva o problema primeiro; a solução aparece depois, comparada com alternativas.
3. Defina os requisitos da contratação
O inciso III pede os requisitos. Liste o que a solução precisa ter para resolver o problema: desempenho, prazo, assistência técnica, sustentabilidade, integração com sistemas que o órgão já usa. Requisito sem ligação com a necessidade tende a restringir a competição sem motivo.
4. Estime quantidades com memória de cálculo
O inciso IV exige estimativas de quantidade acompanhadas de memórias de cálculo e dos documentos que as sustentam, considerando interdependências com outras contratações, de modo a possibilitar economia de escala. Mostre a conta: histórico de consumo, número de usuários, área a atender. Número sem conta é o primeiro ponto que um órgão de controle questiona.
5. Faça o levantamento de mercado
O inciso V define o levantamento de mercado como a análise das alternativas possíveis, com justificativa técnica e econômica da escolha do tipo de solução. Compare ao menos as opções realistas: comprar, alugar, contratar serviço, usar ata de registro de preços de outro órgão. Registre por que cada uma foi aceita ou descartada.
6. Estime o valor da contratação
O inciso VI pede a estimativa de valor com preços unitários referenciais, memórias de cálculo e documentos de suporte. A lei admite que esses documentos constem de anexo classificado, se a administração quiser manter o sigilo do orçamento até o fim da licitação. A forma de pesquisar preços está no art. 23 da lei; em um município, o § 3º do mesmo artigo permite usar outros sistemas de custos do ente quando a contratação não envolver recursos da União.
7. Justifique o parcelamento ou não
O inciso VIII é obrigatório. Explique se o objeto será dividido em lotes ou itens, ou comprado em bloco, e por quê. Considere o ganho de escala e a possibilidade de ampliar a participação de fornecedores locais e pequenos negócios.
8. Preencha os demais elementos ou justifique a ausência
Revise os incisos restantes: descrição da solução como um todo (VII), resultados pretendidos (IX), providências prévias, incluindo a capacitação de fiscais e gestores (X), contratações correlatas (XI) e impactos ambientais (XII). Se algum não se aplica, escreva isso e explique. É o que o § 2º exige.
9. Conclua de forma clara
O inciso XIII pede um posicionamento conclusivo sobre a adequação da contratação. Diga com todas as letras se a contratação é viável e qual solução é recomendada. Esse parágrafo é a ponte para o termo de referência.
Erros comuns
- ETP copiado de outro órgão: o estudo precisa refletir a realidade do seu município, com os seus números.
- Solução definida antes do estudo: o levantamento de mercado vira um simulacro quando a escolha já foi feita.
- Quantidade sem memória de cálculo: abre espaço para sobrepreço, estoque parado ou falta de produto.
- Silêncio sobre elementos não aplicáveis: o § 2º exige justificativa quando um elemento fica de fora.
- Conclusão ausente ou genérica: sem o inciso XIII, o estudo não decide nada.
- Assinatura sem competência: a lei pede agentes designados com requisitos de qualificação e segregação de funções (art. 7º); confira quem assina.
Como o ETP se liga ao resto do processo
O ETP alimenta o termo de referência, o orçamento estimado, a análise de riscos e a motivação das exigências do edital, todos itens do art. 18. Quanto melhor o estudo, mais curto é o caminho até o edital e menor é a chance de retrabalho com o jurídico e o controle interno.
Checklist final do ETP
- Demanda formalizada e prevista no plano de contratações, quando houver.
- Problema descrito sob a perspectiva do interesse público.
- Requisitos da contratação listados e ligados à necessidade.
- Quantidades com memória de cálculo e documentos de suporte.
- Levantamento de mercado com alternativas comparadas.
- Estimativa de valor com preços unitários referenciais.
- Justificativa de parcelamento ou não.
- Elementos não aplicáveis justificados.
- Providências prévias, inclusive capacitação de fiscais.
- Posicionamento conclusivo assinado por agente competente.
