Gestão de frota municipal é o conjunto de registros e rotinas que mostra quem usa cada veículo, para quê, com que consumo e a que custo. Em veículos e combustível, o gestor precisa controlar seis frentes: cadastro, abastecimento, manutenção, custo, uso oficial e baixa dos veículos que perderam serventia.
O motivo é simples. Veículo público é bem público, e cada litro de combustível ou peça trocada sai do orçamento. Sem registro, o gestor não consegue explicar o gasto nem a quem fiscaliza nem à população.
Por que a frota pede uma rotina própria de controle
O Tribunal de Contas do Estado do Piauí (TCE-PI) avaliou os controles internos sobre as frotas de municípios do estado, com questionário e inspeções presenciais. O resultado está no Relatório de Levantamento da Gestão da Frota Pública de Veículos e Máquinas.
O relatório descreve lacunas frequentes: falta de norma interna sobre a frota, de setor responsável e de plano de manutenção preventiva. Falta também um sistema informatizado, como um sistema de gestão de frota. Aponta ainda a ausência de registro individual dos abastecimentos e de fiscal designado para os contratos de combustível e de manutenção.
Esse retrato não trata de um município em particular. Ele mostra onde os controles costumam falhar e, por isso, por onde vale começar.
O que controlar, em seis frentes
1. Cadastro de veículos e motoristas
Cada veículo precisa de ficha própria: modelo, placa, Renavam, ano, tipo de combustível, capacidade do tanque, estado de conservação e localização. Segundo a apresentação do TCE-PI sobre gestão eficiente da frota, o cadastro deve ficar sempre em dia com o órgão de trânsito.
O mesmo vale para os condutores: vínculo com o órgão, validade da habilitação, multas, sinistros e treinamentos realizados.
2. Abastecimento, quilometragem e consumo
A apresentação aponta como falhas a falta de autorização prévia e de comprovantes de abastecimento e cita o relatório de abastecimento como controle. Com a quilometragem registrada, o consumo médio sai da divisão entre quilômetros rodados e litros. Quando um veículo foge do próprio padrão, o número chama atenção antes de virar prejuízo.
O combustível costuma ser fornecido por contrato. O manual do Tribunal de Contas da União (TCU) lembra a regra da Lei 14.133: o fiscal anota, em registro próprio, as ocorrências da execução (art. 117, § 1º).
3. Manutenção preventiva e corretiva
Manutenção planejada exige histórico por veículo: serviços, peças, pneus, datas e quilometragem. O levantamento do TCE-PI registra a falta de plano de manutenção preventiva e de registros técnicos de pneus, como vida útil, alinhamento e balanceamento.
A apresentação do tribunal cita ainda pagamentos de combustível e de manutenção sem a efetiva comprovação do gasto.
4. Custo por veículo e por secretaria
Somadas as despesas de combustível, manutenção, peças e demais gastos de cada veículo, chega-se ao custo por veículo. Agrupando por unidade, chega-se ao custo por secretaria.
Sem esse número, decidir entre renovar, locar ou reduzir a frota vira palpite. A apresentação do TCE-PI aponta como falha a ausência de acompanhamento da evolução do gasto com combustível por veículo.
5. Uso oficial e vedação ao uso particular
A regra de partida é direta. Para o TCE-PI, “Um veículo público só pode ser utilizado para fins administrativos.”
O controle de cada saída registra solicitante, setor, finalidade, motorista, data, horário, percurso e quilometragem inicial e final. O Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP) orienta de modo parecido em seu Manual do Ordenador de Despesas. Pede controle diário dos motivos do deslocamento, com quilometragem, itinerário, horários e assinatura do responsável.
6. Alienação de veículos inservíveis
Veículo que deixou de servir precisa de destino formal. Conforme o manual do TCU sobre leilão, a Lei 14.133 exige que a alienação de bens da Administração seja precedida de avaliação. Para bens móveis, em regra, a venda depende de licitação na modalidade leilão, com hipóteses de dispensa (art. 76).
O edital traz o valor de avaliação e o preço mínimo. O TCE-PI alerta para outro risco: venda ou doação sem a devida baixa patrimonial. Por isso, vale ligar a frota ao controle de almoxarifado e patrimônio.
Como aplicar no seu município
- Edite um ato normativo que defina responsáveis e regras de uso, abastecimento e manutenção. O TCE-PI indica que a gestão da frota deve ser amparada por ato normativo formalizado.
- Indique um setor ou servidor responsável pela frota, com acesso a todos os registros.
- Levante todos os veículos e máquinas, inclusive os parados, e preencha o cadastro completo.
- Padronize o registro de saída, retorno e abastecimento, em papel ou em sistema.
- Elabore um plano anual de manutenção preventiva, com histórico por veículo.
- Designe fiscal para os contratos de combustível e de manutenção.
- Emita relatório mensal de gastos por veículo e por secretaria e leve-o ao gestor.
Cada município tem lei própria sobre uso de veículos oficiais, doação e venda de bens. Confira a legislação local antes de fixar as regras.
