A folha de outubro está paga, mas a declaração não saiu. Para a Receita, o que existe é o que foi enviado até o dia 15.
O que é
Três obrigações se encadeiam. O eSocial recebe os dados da folha (eventos periódicos como S-1200, S-1202 para quem tem regime próprio, e o fechamento S-1299). A EFD-Reinf informa retenções e outros fatos que o eSocial não cobre. A DCTFWeb reúne os débitos e os créditos tributários e é gerada a partir dos eventos enviados.
Os órgãos públicos estão sujeitos às três obrigações. Veja também o verbete RPPS para o regime próprio.
A DIRF foi extinta para fatos ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2025. Segundo a Receita Federal, as informações passaram a ser prestadas por eventos do eSocial (S-1210 e S-2501) e da EFD-Reinf (R-4010 e R-4020).
Quem faz
Quem faz é a equipe de recursos humanos e a contabilidade, com a responsabilidade do ordenador de despesa.
Prazo e como contar
O Manual de Orientação do eSocial manda transmitir e fechar a folha até o dia 15 do mês seguinte à competência e posterga o prazo para o primeiro dia útil quando o dia 15 não for útil para fins fiscais. A DCTFWeb tem o mesmo prazo (IN RFB nº 2.005/2021, art. 10, com a redação da IN RFB nº 2.162/2023). Para a EFD-Reinf, a IN RFB nº 2.043/2021, com a redação da IN RFB nº 2.163/2023, também leva o prazo ao primeiro dia útil seguinte.
Atenção ao 13º salário: no eSocial, o período anual é fechado até o dia 20 de dezembro, e nessa exceção o prazo se antecipa para o dia útil anterior quando cai em dia não útil. Em 2026, 20 de dezembro é domingo: envie até sexta, 18 de dezembro.
Passo a passo
- Feche a folha do mês e confira rubricas, cargos e vínculos.
- Envie os eventos de remuneração (S-1200 e, para regime próprio, S-1202).
- Envie a EFD-Reinf do mês.
- Transmita o fechamento (S-1299) e a Reinf encerrada, para liberar a DCTFWeb.
- Confira os débitos na DCTFWeb e vincule os créditos.
- Gere o DARF na DCTFWeb e pague no vencimento informado.
- Guarde os recibos de cada etapa.
Erros comuns
- Fechar o eSocial e esquecer de encerrar a Reinf.
- Usar rubrica sem natureza correta na tabela.
- Contar o prazo antigo, que antecipava para o dia útil anterior.
- Ignorar o 13º, com prazo diferente.
- Corrigir folha sem reabrir o movimento (S-1298) e refazer o fechamento.
Consequências
A Receita Federal aplica multa por atraso na entrega da DCTFWeb (MAED). Como a DCTFWeb é gerada a partir dos eventos do eSocial e da EFD-Reinf, o atraso na folha atrasa a declaração. Consulte a IN RFB nº 2.005/2021 e a Receita Federal para as regras e os valores da multa.
Rotina sugerida para a equipe
Trabalhe com um calendário interno que termine antes do dia 15. Um desenho simples: até o dia 5, a folha é calculada e conferida; até o dia 8, os eventos de remuneração são enviados; até o dia 10, a EFD-Reinf é fechada; até o dia 12, o fechamento do eSocial é transmitido e a DCTFWeb é conferida. O dia 15 vira margem de segurança, não prazo de trabalho.
Defina também quem substitui quem. O envio depende de acesso habilitado aos sistemas, e a falta de uma pessoa não pode parar a obrigação. Por fim, concilie o valor da DCTFWeb com o que a contabilidade empenhou e retém na folha; diferenças pequenas hoje viram questionamento depois.
Em municípios com regime próprio, lembre que os eventos de servidores vinculados ao RPPS (como o S-1202) também alimentam as informações enviadas à Secretaria de Previdência, conforme o art. 241, VI, da Portaria MTP nº 1.467/2022.
Como a Evoluta pode ajudar
A Evoluta faz a auditoria da folha para encontrar rubricas e bases erradas antes que cheguem ao eSocial. Ligamos o resultado ao planejamento das despesas com pessoal. Peça uma proposta.
Perguntas frequentes
A DIRF ainda existe?
Não. Para fatos ocorridos a partir de janeiro de 2025, a DIRF foi substituída pelo eSocial e pela EFD-Reinf, segundo a Receita Federal.
E se o dia 15 cair no fim de semana?
O prazo passa para o primeiro dia útil seguinte, no eSocial, na DCTFWeb e na EFD-Reinf.
O 13º tem prazo diferente?
No eSocial, o período anual do 13º salário é fechado até o dia 20 de dezembro, com antecipação para o dia útil anterior se a data não for dia útil.