RPA é a sigla de *Robotic Process Automation*, em português, automação robótica de processos. É a tecnologia que usa “robôs de software” para reproduzir ações que uma pessoa faria em sistemas de computador: abrir programas, copiar e colar dados, preencher campos, conferir cadastros, gerar relatórios, enviar e-mails e baixar arquivos. O robô trabalha sobre as telas dos sistemas já existentes, sem exigir grandes mudanças neles, o que o torna uma alternativa rápida para ganhar produtividade em rotinas repetitivas.
Quando o RPA é indicado
O RPA é adequado a tarefas com estas características:
- alto volume e repetição: executadas muitas vezes por dia ou mês;
- regras claras e estáveis: pouco espaço para julgamento;
- dados estruturados: informações em campos e tabelas;
- baixa taxa de exceção: casos fora do padrão são raros;
- sistemas estáveis: telas e fluxos que não mudam o tempo todo.
Exemplos na administração: conferência de documentos e de dados cadastrais, lançamentos repetitivos em sistemas, consolidação de relatórios, envio de comunicados padronizados, cruzamento de planilhas e extração de dados de portais públicos. O governo federal oferece uma ferramenta de automação no conjunto de soluções do governo digital, conforme a página oficial (veja governo digital).
Cuidados antes de automatizar
- Mapeie e melhore o processo antes: automatizar um processo ruim apenas o torna mais rápido e consolida o problema. Veja mapeamento de processos e simplificação administrativa.
- Verifique a base legal: a automação não pode violar a exigência de que certos atos sejam praticados por agente competente. O robô executa tarefas; a responsabilidade pelo ato continua sendo do servidor ou da autoridade.
- Proteja dados pessoais: robôs acessam sistemas com credenciais e podem manipular grandes volumes de dados. Aplique os princípios da LGPD e controles de acesso.
- Gerencie as credenciais: use contas específicas para robôs, com perfis mínimos, e guarde senhas com segurança.
- Planeje a manutenção: mudanças nas telas dos sistemas podem quebrar o robô. Alguém deve monitorar e ajustar.
- Mantenha trilha de auditoria: registre o que o robô fez, quando e com quais dados.
Passo a passo
- Selecione os processos candidatos e avalie volume, estabilidade, regras e tempo gasto.
- Documente o fluxo em detalhe, incluindo exceções.
- Simplifique o processo antes de automatizar.
- Defina o responsável pelo robô, com monitoramento e plano de contingência.
- Desenvolva e teste em ambiente controlado.
- Implante gradualmente, com supervisão humana no início.
- Meça os ganhos: horas liberadas, redução de erros, tempo de ciclo.
- Revise periodicamente o robô e o processo.
Um exemplo hipotético: uma tarefa de conferência de dados de cadastro consome horas por semana de dois servidores. A prefeitura mapeia o fluxo, simplifica a regra de conferência e automatiza a extração e a comparação dos dados entre dois sistemas. O robô sinaliza as divergências, e os servidores tratam apenas as exceções. O tempo gasto cai, e os servidores são realocados para análises mais complexas.
