SIPOC é a sigla, em inglês, de *Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers*: fornecedores, entradas, processo, saídas e clientes. É um quadro de uma única página que resume um processo em cinco colunas, antes de qualquer detalhamento. Serve para que todos os envolvidos concordem sobre o que está sendo analisado: onde o processo começa, onde termina, quem entrega o quê e quem recebe o resultado.
As cinco colunas
- Suppliers (fornecedores): quem fornece o que o processo precisa, que podem ser outros setores, o cidadão, outro órgão ou uma empresa contratada.
- Inputs (entradas): o que chega ao processo, como requerimentos, documentos, dados, materiais ou autorizações.
- Process (processo): as quatro a sete etapas principais, em alto nível, descritas com verbo e sem detalhes.
- Outputs (saídas): o que o processo produz, como alvará emitido, matrícula confirmada, pagamento realizado.
- Customers (clientes): quem recebe a saída, que no setor público inclui o cidadão, a empresa, outro setor da prefeitura e os órgãos de controle.
Como preencher na prática
- Reúna, por uma hora, representantes de cada área envolvida no processo.
- Comece pelo meio: escreva as etapas principais do processo, de quatro a sete.
- Defina o gatilho (primeira etapa) e o ponto final, que é a saída principal.
- Liste as saídas e identifique os clientes de cada uma.
- Volte para as entradas e os fornecedores de cada entrada.
- Valide o quadro com quem executa e guarde-o como primeira página do mapeamento do processo.
Um exemplo hipotético: no processo de concessão de alvará, o fornecedor é o requerente, que entrega formulário e documentos (entradas); as etapas são protocolar, analisar, vistoriar e decidir; a saída é o alvará emitido ou o indeferimento fundamentado; os clientes são o requerente e o setor de tributos, que usa a informação para o lançamento.
Quando usar e como combina com outras ferramentas
O SIPOC é usado no início de projetos de melhoria, especialmente em abordagens Lean e Seis Sigma, e em trabalhos de BPM, para definir o escopo e evitar discussões depois. Depois dele, vem o desenho detalhado em fluxograma ou BPMN. Em prefeituras, é muito útil para processos que atravessam secretarias, em que ninguém sabe ao certo onde acaba a responsabilidade de cada uma. Para a visão enxuta do desperdício, veja também Lean Government.
Erros comuns
- Detalhar demais as etapas, perdendo a visão de alto nível.
- Esquecer clientes internos, que também dependem das saídas.
- Preencher sozinho, sem ouvir os envolvidos.
- Usar o quadro uma vez e não atualizar quando o processo muda.
