BPMN é a sigla de *Business Process Model and Notation*, em português, modelo e notação de processos de negócio. É um padrão internacional de símbolos para desenhar processos de trabalho de modo que áreas de negócio e de tecnologia leiam o mesmo desenho e entendam a mesma coisa. Quem aprende os símbolos de um diagrama BPMN consegue ler qualquer outro, independentemente do órgão ou da empresa que o produziu.
Para que serve
O BPMN foi pensado para dois objetivos ao mesmo tempo. O primeiro é a comunicação: gestores, servidores e analistas conversam sobre o mesmo desenho. O segundo é a automação: um modelo BPMN bem feito pode ser a base para implantar o fluxo em um sistema de processo eletrônico. Para registrar processos simples, um fluxograma básico costuma bastar; o BPMN compensa quando o processo envolve vários setores, várias exceções e troca de mensagens.
Principais elementos
- Eventos: círculos que marcam o início, o fim ou algo que acontece no meio do caminho, como o recebimento de um documento ou o vencimento de um prazo.
- Atividades (tarefas): retângulos de cantos arredondados que representam o trabalho executado, escritos com verbo no infinitivo ou no imperativo, como “Analisar pedido”.
- Gateways (portões de decisão): losangos que indicam pontos em que o fluxo se divide ou se junta, por exemplo “documentação completa? sim ou não”.
- Raias (swimlanes): faixas que mostram quem faz cada atividade, como a secretaria de obras, o protocolo ou o cidadão.
- Fluxos: setas que ligam os elementos e mostram a sequência e a troca de mensagens entre participantes.
- Objetos de dados: documentos e informações usados ou produzidos em cada etapa.
Como usar sem complicar
- Defina o processo e seus limites: o evento que o inicia e o resultado final.
- Liste os participantes e crie uma raia para cada um.
- Desenhe o caminho feliz (quando tudo dá certo) e depois as exceções.
- Dê nomes claros às atividades, com um verbo por tarefa.
- Valide o desenho com quem executa o processo antes de qualquer decisão.
Em prefeituras, não é necessário usar todos os símbolos que a notação oferece. Um conjunto reduzido, com eventos de início e fim, tarefas, decisões e raias, atende à maior parte dos casos, e tem a vantagem de ser entendido por servidores sem formação técnica.
BPMN e BPM
O BPMN é só a linguagem gráfica. A gestão do ciclo de melhoria é o BPM. O desenho é uma etapa do mapeamento de processos, que precisa ser seguida de análise, redesenho e acompanhamento por indicadores.
Erros comuns
- Usar símbolos sofisticados que ninguém na equipe entende.
- Desenhar o processo teórico e não o real.
- Misturar processos diferentes no mesmo diagrama, que fica ilegível.
- Gerar o diagrama e não atualizá-lo quando a norma ou a rotina mudar.
- Achar que desenhar em BPMN já melhora o processo: o ganho vem da análise e da mudança.
