Ativos intangíveis no setor público

O que são ativos intangíveis

Nem todo ativo se pode tocar. Uma licença de uso de software, um direito autoral, uma marca registrada ou uma patente valem dinheiro e geram benefícios para quem os controla, apesar de não terem corpo físico. São os ativos intangíveis. Pelo MCASP, um ativo enquadra-se como intangível quando pode ser identificável, controlado e gerador de benefícios econômicos futuros ou potencial de serviços. Se essas características não forem atendidas, o gasto incorrido na aquisição ou na geração interna deve ser reconhecido como variação patrimonial diminutiva.

Exemplos

• softwares adquiridos ou desenvolvidos;
• licenças de uso de sistemas;
• direitos autorais e de uso;
• marcas e patentes.

Para que serve o reconhecimento

Registrar os intangíveis no ativo mostra o patrimônio real do município, que inclui investimentos em sistemas e licenças que beneficiam a administração por vários anos. Sem o registro, esses gastos aparecem apenas como despesa do ano em que foram feitos, e o balanço não mostra o valor que continua gerando serviços. Com o registro e a amortização, o custo é distribuído ao longo da vida útil, de forma mais fiel à realidade.

Amortização e reavaliação

A amortização é a alocação sistemática do valor amortizável do ativo intangível ao longo da vida útil. Em outras palavras, o custo de uma licença usada por cinco anos é distribuído por cinco anos. O manual admite ainda a reavaliação por valor justo apurado em mercado ativo, com frequência suficiente para que o valor contábil não difira materialmente do valor justo. Para mais detalhes, veja depreciação, amortização e exaustão.

Classificação no orçamento

No orçamento, a aquisição de software que vai gerar ativo intangível, como a licença de uso por prazo indeterminado, é despesa de capital, classificada no grupo de natureza 4, Investimentos (Portaria 163/2001; MCASP), ao lado de obras, instalações, equipamentos e material permanente. Já a locação, a assinatura e a manutenção de sistemas costumam ser despesa corrente; confira a classificação no MCASP vigente. Isso importa por dois motivos: para a regra de ouro, que considera as despesas de capital, e para a incorporação ao ativo, que exige que o bem seja registrado no patrimônio, e não apenas empenhado.

Como funciona na prática

1. A prefeitura contrata uma licença de software com direito de uso por prazo longo ou indeterminado.
2. A despesa é empenhada em elemento de investimento, conforme o objeto.
3. A contabilidade incorpora o valor ao ativo intangível, com data de início de uso.
4. Define-se a vida útil, considerando o tempo esperado de uso, e inicia-se a amortização mensal.
5. Periodicamente, avalia-se a necessidade de reavaliação ou de teste de redução ao valor recuperável.
6. Quando o software deixa de ser usado, o valor remanescente é baixado.

Imagine uma prefeitura de pequeno porte que adquire a licença perpétua de um sistema de gestão tributária, com custo relevante. O valor é registrado como intangível e amortizado ao longo de sua vida útil esperada. Se, ao contrário, a prefeitura paga uma assinatura mensal por um sistema em nuvem, a despesa é tratada como serviço corrente, sem incorporação ao ativo. A diferença está na natureza do contrato: aquisição de um direito de uso duradouro versus pagamento por prestação de serviço.

Licença versus assinatura

No dia a dia, a prefeitura que contrata licenças perpétuas de sistemas deve incorporá-las como intangível; assinaturas e serviços em nuvem (SaaS) são, em regra, despesa corrente de serviço. Como as modalidades contratuais evoluem, convém confirmar a classificação com a contabilidade e, quando necessário, com o Tribunal de Contas, antes de empenhar.

Diferença entre intangível e imobilizado

O imobilizado reúne ativos com substância física, como prédios, veículos e equipamentos. O intangível reúne ativos sem substância física. Os dois são ativos de longo prazo e passam por desgaste contábil: o imobilizado se deprecia, e o intangível se amortiza. As regras de reconhecimento e mensuração são parecidas, mas cada categoria tem critérios próprios.

Base legal e normas

• MCASP, 11ª edição: definição, reconhecimento, amortização e reavaliação de ativos intangíveis.
• Portaria 163/2001: classificação da natureza da despesa, grupo 4 – Investimentos.

Cuidados práticos com intangíveis

Dois cuidados evitam a maior parte dos problemas. O primeiro é revisar o contrato antes de decidir a classificação: se a prefeitura adquire um direito de uso duradouro e controla o ativo, pode haver intangível; se paga por um serviço contínuo, sem controle sobre o software, a despesa tende a ser corrente. O segundo é manter um cadastro de licenças com data de aquisição, valor, prazo de uso e responsável, para que a amortização seja calculada e a baixa seja feita quando o sistema deixar de ser usado. Sem esse cadastro, os intangíveis tendem a ficar esquecidos no balanço, com valores que já não correspondem à realidade.

Erros comuns

• Tratar licenças perpétuas como despesa corrente e não incorporá-las ao ativo.
• Incorporar assinaturas de serviços em nuvem como se fossem licenças de uso permanente.
• Não amortizar o intangível ao longo da vida útil.
• Classificar softwares em elemento de despesa incompatível com a natureza do gasto.
• Manter no balanço sistemas que já não são utilizados.