O que é retenção do ISS
Em regra, quem paga o ISS é o prestador do serviço: o art. 5º da LC 116/2003 diz que contribuinte é o prestador. Mas a lei permite que o município transfira essa tarefa a quem contrata o serviço. A retenção do ISS, também chamada de ISS retido na fonte, é a obrigação de o tomador descontar o imposto do valor que paga ao prestador e recolhê-lo diretamente à prefeitura.
A técnica facilita a fiscalização: em vez de acompanhar milhares de prestadores, o município passa a contar com um número menor de tomadores, em geral empresas e órgãos públicos, que retêm e recolhem o imposto. Também reduz a sonegação em serviços difíceis de controlar, como a construção civil.
O que diz a LC 116/2003
O art. 6º da LC 116/2003 permite que os Municípios e o Distrito Federal, mediante lei, atribuam de modo expresso a responsabilidade pelo crédito tributário a terceira pessoa, vinculada ao fato gerador, excluindo a responsabilidade do contribuinte ou atribuindo-a a este em caráter supletivo, inclusive no que se refere à multa e aos acréscimos legais. Duas regras merecem destaque:
- os responsáveis estão obrigados ao recolhimento integral do imposto devido, multa e acréscimos legais, independentemente de ter sido efetuada sua retenção na fonte (§ 1º). Em outras palavras, quem deveria reter e não reteve responde pelo imposto;
- sem prejuízo da lei municipal, a própria LC 116/2003 designa responsáveis (§ 2º): o tomador ou intermediário de serviço proveniente do exterior; a pessoa jurídica tomadora ou intermediária, ainda que imune ou isenta, dos serviços descritos nos subitens 3.05, 7.02, 7.04, 7.05, 7.09, 7.10, 7.12, 7.16, 7.17, 7.19, 11.02, 17.05 e 17.10 da lista, com exceções previstas no texto; e outras hipóteses incluídas por leis posteriores.
Para que serve
A retenção protege a arrecadação, antecipa o recolhimento e distribui a responsabilidade pelo cumprimento da obrigação. Para o município, é um instrumento eficiente de controle. Para o prestador, simplifica a vida, mas exige atenção às notas fiscais e aos comprovantes de retenção, que servem de prova do pagamento do imposto.
A prefeitura como tomadora de serviços
A própria prefeitura contrata serviços e, por isso, também é tomadora. Quando a lei municipal determina a retenção, ao pagar o prestador a administração deve reter o ISS e recolhê-lo ao município competente, que pode ser o próprio ou outro, conforme o local de incidência (veja local de incidência do ISS). A retenção deve estar registrada na liquidação e no pagamento da despesa, de acordo com a classificação contábil adotada pelo ente.
Como funciona na prática
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que contrata uma empresa de serviço de manutenção e limpeza de prédios. Uma rotina segura seria:
- verificar, na lei municipal e na LC 116/2003, se o serviço está sujeito à retenção;
- conferir na nota fiscal o subitem da lista, a alíquota e o valor do imposto destacado;
- identificar o município competente para receber o ISS, de acordo com o local de incidência;
- reter o valor na liquidação da despesa e pagar ao prestador apenas o valor líquido;
- recolher o imposto retido no prazo da legislação do município competente;
- arquivar o comprovante de recolhimento e informar o prestador, quando a lei exigir.
Base legal
- Lei Complementar nº 116/2003, arts. 5º e 6º;
- Código Tributário Nacional, que trata da responsabilidade tributária em geral;
- lei municipal que institua a retenção e discipline prazos e procedimentos.
Diferença entre retenção do ISS e substituição tributária
Na prática, a retenção do ISS é uma forma de atribuição de responsabilidade a terceiro. A substituição tributária é o conceito mais amplo, em que a lei transfere o dever de pagar o tributo a outra pessoa. No ISS, a atribuição ocorre por meio do art. 6º da LC 116/2003 e da lei municipal. Veja também o verbete responsável tributário.
Retenção do ISS e nota fiscal de serviços
A nota fiscal de serviços eletrônica é a principal ferramenta para controlar a retenção. Nela, o prestador informa o subitem da lista, a alíquota, o valor do serviço e se o imposto é retido pelo tomador. Quando o sistema do município permite, o tomador consulta e valida a nota antes do pagamento, evitando erros de classificação e de alíquota. Municípios que integram a nota fiscal ao sistema de contabilidade e de liquidação da despesa reduzem a chance de pagar sem reter.
O que o prestador deve observar
Do lado do prestador, é importante conferir se o tomador é obrigado a reter e se a retenção está corretamente destacada na nota. O valor retido não deve ser recolhido de novo pelo prestador; em vez disso, ele registra a retenção em sua escrituração e guarda o comprovante. Quando há divergência, é preciso discutir com o tomador e, se necessário, buscar orientação da administração tributária do município competente, para evitar pagamento em duplicidade.
Retenção e fiscalização do município
Para a administração tributária, a retenção produz dados valiosos. Ao cruzar as notas fiscais emitidas, os valores retidos e os recolhimentos efetivados, o fisco consegue identificar tomadores que não retiveram, prestadores que não declararam e valores recolhidos para município diferente do competente. Esse cruzamento é uma das práticas mais simples e eficazes de fiscalização do ISS, e depende de cadastro atualizado e de sistemas integrados.
Erros comuns
- Reter e recolher o ISS para o município errado, sem conferir o local de incidência.
- Deixar de reter quando a lei exige e ficar responsável pelo valor integral, mais multa e acréscimos.
- Não destacar a retenção na liquidação, perdendo o controle contábil.
- Aplicar retenção a serviços para os quais a lei municipal não a prevê.
- Não conferir se o prestador é optante pelo Simples Nacional e como isso afeta a retenção, de acordo com a legislação aplicável.
- Não guardar comprovantes de recolhimento.
