Balancete: o que é e como funciona na gestão pública

O que é balancete

O balancete é uma fotografia mensal da contabilidade. Nele, constam todas as contas contábeis do ente, com os saldos devedores e credores em determinada data. Quem olha para o balancete consegue conferir se os lançamentos estão equilibrados, se as contas têm saldo compatível com sua natureza e como a execução orçamentária e patrimonial está evoluindo.

A Constituição, ao tratar das competências municipais, determina que os Municípios instituam e arrecadem os tributos de sua competência e apliquem suas rendas, “sem prejuízo da obrigatoriedade de prestar contas e publicar balancetes nos prazos fixados em lei” (art. 30, III).

Para que serve

Verificar a regularidade dos lançamentos contábeis a cada mês.
Acompanhar a execução orçamentária, financeira e patrimonial.
Detectar erros e inconsistências antes do encerramento do exercício.
Dar transparência por meio de publicação periódica.
Instruir a prestação de contas ao Tribunal de Contas.

O que diz o Decreto 10.540/2020

O Decreto 10.540/2020, ao fixar o padrão mínimo de qualidade do Sistema Integrado de Administração Financeira e Controle (Siafic), exige que o sistema controle e evidencie o Diário, o Razão e o Balancete Contábil, individuais ou consolidados, gerados em conformidade com o Plano de Contas (art. 1º, §1º, VIII). Também exige que o sistema fique disponível, até o dia 25 de cada mês, para os registros necessários à elaboração dos balancetes do mês anterior (art. 6º, I). E o sistema deve impedir registros contábeis após o balancete encerrado.

Como funciona na prática

Ao longo do mês, a contabilidade registra empenhos, liquidações, pagamentos, arrecadações e fatos patrimoniais no sistema.
Nos últimos dias do mês, o setor concilia as contas bancárias, confere estoques e patrimônio e revisa saldos de fontes de recursos.
Até o dia 25 do mês seguinte, o sistema permanece aberto para os registros necessários à elaboração do balancete do mês anterior.
O balancete é gerado e revisado, com análise de contas com saldo atípico.
O balancete é encerrado, e o sistema passa a impedir novos lançamentos naquele período.
O balancete é publicado no portal de transparência e remetido ao Tribunal de Contas, nos prazos do seu regimento.

Imagine uma prefeitura de pequeno porte que encerra o mês e, ao revisar o balancete, percebe que a conta de caixa tem saldo credor, o que não faz sentido. A análise mostra um lançamento duplicado de pagamento. Como o balancete ainda está aberto, o erro é corrigido antes da publicação. Se o erro fosse descoberto só no fim do ano, o ajuste seria mais complexo e geraria dúvida sobre outros meses.

Balancete e encerramento do exercício

O balancete de dezembro é o ponto de partida do encerramento do exercício. A qualidade dos balancetes mensais ao longo do ano determina quão tranquilo será o fechamento. Um município que concilia e revisa cada mês chega a dezembro com poucos ajustes. Um que deixa a revisão para o fim do ano precisa lidar com um acúmulo de pendências em pouco tempo.

Diferença entre balancete e balanço

O balancete é um instrumento de trabalho mensal, com todas as contas e seus saldos. O Balanço Patrimonial é uma demonstração contábil anual, em forma agrupada e padronizada, destinada à divulgação. Em outras palavras, o balancete é o rascunho detalhado e frequente, e o balanço é o resultado consolidado e formal.

Base legal

Constituição Federal, art. 30, III: prestar contas e publicar balancetes nos prazos fixados em lei.
Decreto 10.540/2020, art. 1º, §1º, VIII, e art. 6º, I: Diário, Razão e Balancete no Siafic, prazo de disponibilidade do sistema e bloqueio de lançamentos após o encerramento.

Como revisar um balancete antes de publicar

A revisão do balancete é um exercício de bom senso aplicado a números. Algumas verificações simples ajudam: contas de natureza devedora com saldo credor, e o contrário, merecem investigação; saldos de caixa e bancos devem bater com as conciliações; contas de transição e de controle devem estar zeradas ou explicadas; saldos de restos a pagar e de dívida devem ser coerentes com os registros auxiliares; e o total de débitos deve ser igual ao total de créditos. Quando uma verificação falha, o responsável deve anotar a causa, corrigir antes do encerramento e registrar a correção.

Também vale comparar o balancete com o do mês anterior e com o mesmo mês do ano anterior. Variações bruscas e sem explicação são sinais de lançamento errado ou de fato novo que precisa ser documentado. Assim, o balancete deixa de ser mero documento de obrigação e passa a funcionar como instrumento de controle, antecipando problemas que, de outra forma, só apareceriam na prestação de contas anual.

Erros comuns

Deixar para revisar o balancete apenas no fim do ano.
Publicar balancete sem conciliar as contas bancárias e sem revisar saldos atípicos.
Permitir lançamentos retroativos depois de encerrado o balancete, sem processo formal de retificação.
Não observar o prazo de publicação e de remessa ao Tribunal de Contas.
Usar sistema que não gera Diário, Razão e Balancete conforme o Plano de Contas.

Perguntas frequentes sobre Balancete

O que é balancete?

É a lista dos saldos das contas contábeis em um determinado momento, com débitos e créditos. Serve para verificar a regularidade dos lançamentos e acompanhar a execução. Normalmente é mensal e é uma das peças de prestação de contas do município.

A prefeitura é obrigada a publicar balancetes?

A Constituição determina que os Municípios apliquem suas rendas sem prejuízo da obrigatoriedade de prestar contas e publicar balancetes nos prazos fixados em lei (art. 30, III). Os prazos e o formato dependem da lei local e das normas do Tribunal de Contas do estado.

O que o Decreto 10.540/2020 exige sobre o balancete?

O decreto fixa o padrão mínimo do Siafic e exige que o sistema controle e evidencie o Diário, o Razão e o Balancete Contábil, gerados conforme o Plano de Contas, e fique disponível até o dia 25 de cada mês para registros do balancete do mês anterior.

O sistema pode permitir lançamentos depois do balancete encerrado?

Segundo o Decreto 10.540/2020, o sistema deve impedir registros contábeis após o balancete encerrado. Isso protege a integridade dos números já divulgados e obriga que ajustes posteriores sejam tratados como retificações formais, com justificativa, e não como lançamentos retroativos que alterem o período fechado.