O que é conciliação bancária
A conciliação bancária é a comparação, conta por conta, entre o saldo que a contabilidade registra e o saldo que aparece no extrato do banco. Quase sempre os dois números são diferentes, e a conciliação existe para explicar cada diferença. As causas mais comuns são: cheques ou ordens ainda não compensados, depósitos não identificados, tarifas bancárias não lançadas e rendimentos de aplicações que o banco creditou e a contabilidade ainda não registrou.
Não é um conceito definido em lei federal específica, mas decorre do dever de registrar corretamente as disponibilidades. A Constituição manda depositar as disponibilidades de caixa dos Municípios em instituições financeiras oficiais, ressalvados os casos previstos em lei (art. 164, §3º), e a LRF exige que a disponibilidade de caixa conste de registro próprio, de modo que os recursos vinculados a órgão, fundo ou despesa obrigatória fiquem identificados e escriturados de forma individualizada (art. 50, I).
Para que serve
- Garantir a fidelidade do saldo de caixa nas demonstrações contábeis.
- Detectar erros, como lançamentos duplicados ou em conta errada.
- Prevenir fraude e desvio, porque diferenças inexplicadas são o primeiro sinal de irregularidade.
- Dar segurança à comprovação de disponibilidade de caixa exigida pela LRF.
Por que importa para a LRF
A LRF vincula o gestor ao caixa de várias formas. Ela exige comprovar a disponibilidade de caixa para pagar restos a pagar no fim do mandato (art. 42), e o Relatório de Gestão Fiscal mostra o caixa em 31 de dezembro (art. 55, III). Erros de saldo distorcem o resultado financeiro e a apuração do superávit financeiro. Por isso, uma conciliação malfeita pode levar o município a acreditar que tem caixa quando não tem, ou o contrário.
Como funciona na prática
- No início de cada mês, a tesouraria obtém o extrato de cada conta bancária do município, inclusive as vinculadas.
- A contabilidade extrai o razão da conta correspondente no sistema.
- Compara-se cada lançamento do extrato com o razão. Os que coincidem são marcados como conciliados.
- Os lançamentos que aparecem só de um lado são listados como pendências, com a causa provável.
- Pendências do banco são lançadas na contabilidade: tarifas, rendimentos, depósitos identificados.
- Pendências da contabilidade, como ordens emitidas e não compensadas, ficam relacionadas até a compensação.
- O responsável assina a conciliação, e a chefia a revisa.
Imagine uma prefeitura de pequeno porte em que o extrato da conta do Fundeb mostra um saldo menor que o do sistema. Ao conciliar, a equipe descobre que um pagamento a fornecedor foi lançado duas vezes na contabilidade. Sem a conciliação, o erro passaria despercebido, e o caixa vinculado apareceria maior do que o real, com risco de autorizar despesas sem dinheiro.
Boas práticas
- Conciliar mensalmente todas as contas, inclusive as vinculadas, como saúde, educação e convênios.
- Tratar as pendências em prazo curto e investigar as antigas.
- Segregar funções: quem movimenta o dinheiro não deve ser quem concilia.
- Documentar e arquivar as conciliações assinadas, com a revisão da chefia.
- Utilizar sistemas que importam o extrato eletrônico e fazem o cruzamento automático.
Diferença entre conciliação bancária e saldo de caixa por fonte
A conciliação bancária confere o total de cada conta com o extrato. A análise por fonte de recursos confere se o saldo bancário está corretamente repartido entre as fontes. As duas se completam: o banco mostra o dinheiro, e a contabilidade mostra a quem ele pertence. Quando uma conta reúne recursos de várias fontes, a conciliação precisa ser acompanhada do controle por fonte de recursos.
Como interpretar as diferenças encontradas
Nem toda diferença é erro, e nem todo erro tem a mesma gravidade. Itens em trânsito, como ordens emitidas e ainda não compensadas, são normais e tendem a desaparecer em poucos dias. Já pendências antigas, depósitos não identificados há meses e saldos que nunca fecham exigem investigação, porque podem indicar erro de lançamento, duplicidade, devolução não registrada ou, em casos extremos, desvio. O gestor deve exigir que cada pendência tenha uma descrição, uma data de origem e um responsável por resolvê-la.
Uma prática útil é montar um relatório mensal simples, com o número de pendências, seu valor e sua idade. Se o relatório mostra crescimento ou envelhecimento, é sinal de que a rotina precisa de reforço. Esse acompanhamento também é boa evidência de controle interno para o Tribunal de Contas, que costuma examinar a qualidade das conciliações como parte da avaliação da prestação de contas.
Erros comuns
- Deixar a conciliação para o fim do exercício, acumulando meses de pendências.
- Manter na conciliação itens antigos sem explicação.
- Concentrar na mesma pessoa o pagamento e a conciliação.
- Esquecer as contas vinculadas e as de menor movimento.
- Ajustar a contabilidade sem documento de suporte, apenas para igualar os saldos.
