O que é ordem bancária
A ordem bancária (OB) é o documento pelo qual o ente público manda o banco pagar ou transferir dinheiro a um credor. Ela materializa a “ordem de pagamento” prevista na Lei 4.320/1964: o despacho exarado por autoridade competente, determinando que a despesa seja paga (art. 64), com pagamento efetuado por tesouraria, pagadoria ou estabelecimentos bancários credenciados (art. 65). Hoje, na maior parte dos entes, a OB é eletrônica, gerada pelo sistema de contabilidade e enviada ao banco pelos canais autorizados.
Quando a OB pode ser emitida
O pagamento da despesa só pode ser ordenado após sua regular liquidação (art. 62). Isso significa que a ordem bancária fecha o ciclo: primeiro o empenho, depois a liquidação (verificação do direito do credor), e só então a ordem bancária. A Lei 4.320 determina que a ordem de pagamento só poderá ser exarada em documentos processados pelos serviços de contabilidade (art. 64, parágrafo único).
Regras para recursos da saúde
Para os recursos dos fundos de saúde, a Lei Complementar 141/2012 determina que a movimentação se faça exclusivamente mediante cheque nominativo, ordem bancária, transferência eletrônica disponível ou outra modalidade autorizada pelo Banco Central do Brasil, em que fique identificada a sua destinação e, no caso de pagamento, o credor (art. 13, §4º). Essa regra reforça a rastreabilidade: cada saída deve poder ser ligada a uma finalidade e a um beneficiário.
Como funciona na prática
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que vai pagar um fornecedor de material escolar. O roteiro é:
- O material é entregue e atestado pelo setor responsável.
- A contabilidade liquida a despesa, conferindo contrato, nota de empenho e comprovantes de entrega.
- O setor financeiro programa o pagamento, respeitando a ordem cronológica e a disponibilidade de caixa por fonte.
- A autoridade competente autoriza e a OB é emitida, vinculada ao empenho, à liquidação e à fonte de recursos.
- O banco processa a ordem, e o pagamento chega à conta do credor.
- O pagamento é registrado e divulgado no portal da transparência, com o beneficiário e o número do processo.
Transparência
A LRF exige a liberação ao pleno conhecimento e acompanhamento da sociedade, em tempo real, de informações pormenorizadas sobre a execução orçamentária e financeira, incluindo, quanto à despesa, os dados do pagamento e do beneficiário (art. 48-A, I). A OB é, portanto, também um documento de transparência: deve conter dados que permitam identificar o credor e o objeto.
Base legal
- Lei 4.320/1964, arts. 62 a 65.
- Lei Complementar 141/2012, art. 13, §4º.
- Lei de Responsabilidade Fiscal (LC 101/2000), art. 48-A, I.
Diferença entre ordem bancária e pagamento
O pagamento é o estágio da despesa, em que o credor recebe o dinheiro. A ordem bancária é o instrumento que viabiliza esse estágio. Pode haver uma OB para vários credores (em lote) ou uma por credor, conforme o sistema. Veja também a sigla OB e estágios da despesa pública.
Segurança e segregação de funções
Como a OB movimenta dinheiro, o controle de acesso é essencial. A boa prática é segregar quem liquida, quem autoriza e quem executa a OB, de modo que ninguém consiga, sozinho, criar e pagar uma despesa. Também é recomendável usar senhas individuais, certificados digitais, limites de valor e dupla aprovação para pagamentos acima de determinado montante, e conferir diariamente os extratos bancários. A segregação de funções reduz fraudes e erros e é um dos itens que os órgãos de controle mais verificam.
Exemplo ilustrativo: pagamento em lote e ordem cronológica
Imagine que, em determinado dia, uma prefeitura de pequeno porte tenha dez despesas liquidadas aguardando pagamento: três de recursos livres, cinco de recursos da saúde e duas de convênio. O setor financeiro verifica, por fonte, o saldo bancário disponível e a ordem cronológica de exigibilidade, que a lei de licitações manda observar para cada fonte de recursos. Com isso, programa o pagamento: as de saúde saem da conta do fundo; as de convênio saem da conta específica; as de recursos livres seguem a ordem das datas. O sistema gera as ordens bancárias, que são aprovadas por duas pessoas e enviadas ao banco em lote. No fim do dia, o setor concilia o extrato bancário com as OBs emitidas. Esse roteiro mostra por que é preciso conhecer a fonte antes de pagar.
Ordem cronológica de pagamentos
A Lei 14.133/2021 determina que, no dever de pagamento, a Administração observe a ordem cronológica para cada fonte diferenciada de recursos, subdividida em fornecimento de bens, locações, prestação de serviços e realização de obras (art. 141). A ordem só pode ser alterada nas situações listadas na lei, com prévia justificativa da autoridade competente e posterior comunicação ao controle interno e ao tribunal de contas (§1º); a inobservância imotivada enseja apuração de responsabilidade (§2º), e a ordem dos pagamentos deve ser divulgada mensalmente no site do órgão (§3º). Assim, a emissão da OB deve respeitar essa ordem, e as exceções devem ser motivadas e registradas.
Devolução e estorno de ordens bancárias
Às vezes, a OB é devolvida pelo banco por erro de conta, divergência de CPF ou CNPJ ou bloqueio. Nesse caso, a contabilidade deve registrar o estorno, restabelecendo a obrigação a pagar, e providenciar novo pagamento após corrigir os dados cadastrais. Se a devolução ocorre depois do fim do exercício, as regras de classificação devem ser consultadas. A conferência diária das devoluções e o registro imediato evitam inconsistências entre a contabilidade e os extratos bancários e impedem que credores fiquem sem receber.
Erros comuns
- Emitir OB sem liquidação regular.
- Pagar fora da ordem cronológica, sem justificativa.
- Pagar com recurso de fonte errada, misturando vinculados e livres.
- Concentrar na mesma pessoa as funções de liquidar, autorizar e pagar.
- Pagar a conta bancária de terceiro, diferente da do credor, sem formalização.
- Não divulgar o pagamento no portal da transparência.
