O que é encerramento do exercício
O encerramento do exercício é a maratona de fim de ano da contabilidade pública. É o período em que a execução de doze meses se transforma em demonstrações, e em que decisões sobre empenhos pendentes, restos a pagar e ajustes patrimoniais precisam ser tomadas. Não se trata de uma única tarefa, mas de uma sequência de rotinas que, se bem planejadas, tornam a prestação de contas tranquila; se mal planejadas, geram correria e erros.
Principais etapas
- Conciliar contas bancárias, estoques, patrimônio e dívida.
- Conferir empenhos pendentes: anular os que não serão inscritos e inscrever restos a pagar processados e não processados, conforme a norma do ente e a disponibilidade de caixa por fonte (MCASP; LRF, art. 55, III).
- Registrar provisões, depreciação, ajustes e eventos do fim do ano.
- Apurar os resultados orçamentário, financeiro e patrimonial e o superávit financeiro por fonte.
- Emitir as demonstrações (balanços, DVP, DFC, notas) e o Relatório de Gestão Fiscal do último quadrimestre.
- Enviar as contas ao Tesouro Nacional até 30 de abril (LRF, art. 51, §1º).
Prazos do sistema contábil
O Decreto 10.540/2020 prevê que o Siafic fique disponível para o fechamento: até 30 de janeiro, para os atos de gestão orçamentária e financeira do exercício anterior, inclusive restos a pagar, e até 30 de março, para os demais ajustes necessários às demonstrações contábeis do exercício anterior (art. 6º, II e III). Cada ente pode fixar prazos menores. Depois dessas datas, o sistema deve impedir novos registros do exercício encerrado, o que obriga a equipe a concluir a revisão a tempo.
Como funciona na prática
- Em novembro, a contabilidade divulga o calendário de fechamento às secretarias, com as datas-limite para empenho, liquidação e entrega de documentos.
- Em dezembro, a tesouraria concilia contas bancárias e projeta o caixa por fonte.
- No fim do ano, o setor de patrimônio e o almoxarifado entregam inventários e saldos.
- Em janeiro, a contabilidade revisa os empenhos pendentes, decide sobre inscrição ou anulação e registra os restos a pagar.
- Em seguida, faz os ajustes patrimoniais, apura os resultados e o superávit financeiro e emite as demonstrações.
- Até 30 de abril, envia as contas ao Tesouro, e o gestor presta contas ao Tribunal de Contas conforme o calendário do órgão.
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que, em janeiro, descobre vários empenhos de dezembro sem documentação completa. Se a norma do ente determina anular os não liquidados que não atendam a critérios, a contabilidade reúne as secretarias, decide caso a caso e registra. Quem acompanhou o fechamento desde novembro chega a esse ponto com poucos casos; quem não acompanhou enfrenta dezenas de pendências em semanas.
O último ano de mandato
No último ano do mandato, o encerramento é também o momento de verificar o cumprimento do art. 42 da LRF. A regra veda, nos dois últimos quadrimestres, contrair obrigações que não possam ser cumpridas integralmente dentro do mandato ou que deixem parcelas a pagar no exercício seguinte sem suficiente disponibilidade de caixa. Veja o verbete sobre a regra dos dois últimos quadrimestres.
Diferença entre encerramento do exercício e exercício financeiro
O exercício financeiro é o período de vigência do orçamento, que coincide com o ano civil. O encerramento é o conjunto de rotinas que fecham esse período. Um é o tempo, o outro é o trabalho de fechamento.
Base legal e normas
- LC 101/2000 (LRF): art. 51, §1º (envio das contas até 30 de abril) e art. 55, III (RGF do último quadrimestre).
- Decreto 10.540/2020, art. 6º, II e III: prazos de disponibilidade do Siafic para o fechamento.
- MCASP, Parte I: orientações sobre inscrição de restos a pagar e demais rotinas.
Checklist resumido de fim de ano
- Calendário de fechamento comunicado às secretarias, com data-limite para empenhos e documentos.
- Conciliação de todas as contas bancárias, inclusive as vinculadas.
- Inventário de bens e de almoxarifado concluído e conciliado.
- Revisão dos empenhos pendentes, com decisão formal sobre anulação ou inscrição em restos a pagar.
- Apuração do caixa por fonte e do superávit financeiro.
- Registro de depreciação, provisões e demais ajustes patrimoniais.
- Emissão das demonstrações e do relatório do último quadrimestre.
- Envio ao Tesouro e remessa ao Tribunal de Contas nos prazos.
Um checklist desse tipo, assinado ao final por contador e gestor, serve também de prova de que o fechamento foi conduzido com método.
Erros comuns
- Não estabelecer calendário de fechamento e deixar as secretarias empenharem até o último dia.
- Inscrever restos a pagar sem verificar a disponibilidade de caixa por fonte.
- Deixar para ajustar o patrimônio e as provisões só depois dos prazos do sistema.
- Enviar contas ao Tesouro com inconsistências entre a MSC e os relatórios fiscais.
- Não revisar o art. 42 no último ano de mandato.