Controle interno: o que é e como funciona na gestão pública

O controle interno começa nos processos do dia a dia: conferência de documentos, separação de funções, aprovação por alçada, registro das operações. Depois, entram unidades específicas (controladoria, auditoria interna) que verificam se as rotinas funcionam e orientam correções. É uma responsabilidade de todos os servidores, coordenada por uma unidade central.

O que é controle interno

É o conjunto de mecanismos pelos quais a administração controla a si mesma, antes, durante e depois da execução dos atos. Seu propósito é dar segurança razoável de que os objetivos serão alcançados: gastar com legalidade, entregar serviços com eficiência, produzir informação confiável e proteger o patrimônio. A palavra “interno” indica que o controle é exercido por quem pertence à própria estrutura, em contraste com o controle externo, feito por órgãos de fora, como o Legislativo com o apoio do tribunal de contas.

Para que serve

Prevenir erros e fraudes antes que aconteçam.
Melhorar a eficiência, apontando desperdícios e retrabalho.
Dar segurança ao gestor, que decide com base em informação conferida.
Fornecer informação confiável ao controle externo.
Reduzir surpresas nas auditorias e nas prestações de contas.

Base legal

O art. 74 da Constituição Federal determina que os Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário mantenham, de forma integrada, sistema de controle interno com a finalidade de: avaliar o cumprimento das metas do plano plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos; comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial; exercer o controle das operações de crédito, avais e garantias, bem como dos direitos e haveres da União; e apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional. O §1º obriga os responsáveis, ao tomar conhecimento de qualquer irregularidade ou ilegalidade, a dar ciência ao tribunal de contas, sob pena de responsabilidade solidária. O art. 31 prevê que a fiscalização do município seja exercida pelo Legislativo, mediante controle externo, e pelos sistemas de controle interno do Executivo municipal, na forma da lei. A LRF exige que o Relatório de Gestão Fiscal seja assinado também pelo responsável pelo controle interno (art. 54, parágrafo único).

Atenção à divisão federativa: o art. 74 trata expressamente dos Poderes da União, mas o modelo é aplicado aos demais entes por simetria, e é a lei municipal que organiza o sistema em cada município, define unidade central, competências, garantias e forma de provimento. Por isso, nenhum município deve copiar normas de outro sem conferir a própria lei orgânica e as exigências do seu tribunal de contas.

Como funciona na prática

A lei municipal institui o sistema de controle interno, define a unidade central e as setoriais e indica competências e garantias.
A unidade de controle interno regulamenta as rotinas por meio de instruções normativas e orienta os setores.
Os setores aplicam os controles internos da gestão nas suas rotinas: conferências, autorizações, conciliações, inventários.
A unidade central verifica, por auditorias e acompanhamentos, se os controles funcionam e recomenda ajustes.
O responsável emite relatórios e pareceres que acompanham as contas e comunica irregularidades ao tribunal de contas.

Imagine uma prefeitura de pequeno porte que decide reduzir erros nos pagamentos. Cria uma lista de verificação com cinco itens (empenho, contrato vigente, nota fiscal, atesto, regularidade fiscal), exige que quem atesta não seja quem paga e programa a conferência mensal de uma amostra de pagamentos pela unidade de controle interno. Os erros caem, e os apontamentos do tribunal também.

Controle interno, auditoria interna e controle externo

O controle interno é o gênero: abrange as rotinas, as unidades e a avaliação. A auditoria interna é a função independente que avalia se esses controles funcionam. O controle externo é o exercido por órgãos de fora: o Legislativo, com o apoio do tribunal de contas, o Ministério Público e outros. Os três se complementam, e o controle interno é a primeira barreira.

Erros comuns

Criar o controle interno apenas no papel, sem equipe, acesso a sistemas ou independência.
Nomear para o cargo quem executa o que deve controlar.
Deixar de comunicar irregularidades ao tribunal de contas.
Confundir controle interno com controle externo.
Entender que controle é “burocracia” e eliminá-lo para ganhar velocidade, em vez de simplificá-lo.
Não revisar os controles quando muda a legislação, o sistema ou a estrutura.

Sinais de que o controle interno está funcionando

Há alguns sinais práticos: os processos têm documentação completa e padronizada; as tarefas críticas são divididas entre pessoas diferentes; a unidade de controle recebe os processos antes do pagamento ou da assinatura do contrato, e não depois; as recomendações têm responsável e prazo; os apontamentos do tribunal diminuem ao longo do tempo; e o gestor usa os relatórios do controle para decidir, e não só para cumprir uma formalidade.

Perguntas frequentes sobre Controle interno

O que é controle interno na administração pública?

É o conjunto de políticas, procedimentos e unidades da própria administração que buscam garantir legalidade, eficiência e confiabilidade da gestão e apoiar o controle externo. Envolve todos os servidores, começa nas rotinas diárias e é coordenado por uma unidade central prevista em lei.

O controle interno é obrigatório nos municípios?

A Constituição exige sistema de controle interno em cada Poder e prevê a fiscalização do município também pelos sistemas de controle interno do Executivo, na forma da lei. É a lei municipal que organiza esse sistema, e os tribunais de contas costumam exigir seu funcionamento. Confira a lei local e as normas do seu tribunal.

Qual a diferença entre controle interno e controle externo?

O interno é exercido pela própria administração, por seus servidores e unidades de controle. O externo é exercido por órgãos de fora, como o Legislativo com o auxílio do tribunal de contas. O interno atua antes e durante os atos e apoia o externo, que avalia e julga as contas.

O que o responsável pelo controle interno deve comunicar ao tribunal de contas?

Pelo art. 74, §1º, da Constituição, os responsáveis pelo controle interno que tomarem conhecimento de irregularidade ou ilegalidade devem dar ciência ao tribunal de contas, sob pena de responsabilidade solidária. Os critérios, prazos e formato da comunicação dependem das normas do tribunal competente e da lei do sistema local.