Cada tribunal de contas define, em suas normas, o que deve acompanhar as contas anuais do prefeito e da câmara. Em geral, entre os documentos obrigatórios estão o relatório e o parecer do controle interno. O conteúdo varia, mas costuma abranger a análise da execução orçamentária e financeira, o cumprimento dos limites constitucionais e legais, a gestão de pessoal, as licitações e contratos, os bens e o patrimônio e as providências adotadas diante de determinações anteriores.
O que é o relatório de controle interno
É o documento pelo qual a unidade de controle interno presta contas de seu trabalho e informa, de forma independente, o que apurou sobre a regularidade da gestão no período. Ele também funciona como parecer: costuma concluir se as contas estão regulares, se há ressalvas ou se há falhas relevantes. Em muitos municípios, pode ser apresentado também de forma periódica (bimestral, quadrimestral ou semestral), junto com o acompanhamento da execução orçamentária.
Para que serve
- Informar o gestor sobre a situação da gestão e as providências necessárias.
- Subsidiar o tribunal de contas e o Legislativo na análise das contas.
- Registrar o acompanhamento das recomendações e determinações anteriores.
- Servir de prova de que houve controle interno efetivo, o que pode ser considerado na análise das contas.
Base legal
A Constituição Federal (art. 74, §1º) manda que os responsáveis pelo controle interno comuniquem ao tribunal de contas as irregularidades ou ilegalidades de que tomarem conhecimento, sob pena de responsabilidade solidária. A LRF exige que o Relatório de Gestão Fiscal seja assinado também pelo responsável pelo controle interno (art. 54, parágrafo único). Essas são regras federais. O conteúdo, o modelo, o prazo e a forma de envio do relatório de controle interno são definidos pelas normas do tribunal de contas competente e pela lei do sistema de controle interno do município. Cada gestor precisa consultar os manuais e as instruções do seu tribunal, que mudam com o tempo.
O que costuma constar do relatório
- Identificação: ente, exercício, unidade e responsável.
- Escopo e metodologia: o que foi examinado e como.
- Execução orçamentária e financeira: receitas, despesas, créditos adicionais e resultados.
- Limites constitucionais e legais: verificação do cumprimento dos percentuais mínimos e máximos aplicáveis, conforme a legislação.
- Gestão de pessoal, licitações, contratos e patrimônio: conformidade e riscos.
- Providências: medidas adotadas em relação a determinações do tribunal e a recomendações anteriores.
- Conclusão e recomendações: opinião do controle e propostas de melhoria.
Como funciona na prática
Ao longo do ano, a unidade acompanha a execução, realiza testes e coleta evidências. Perto do encerramento do exercício, consolida os resultados, redige o relatório e o submete ao gestor para ciência. O documento é então enviado ao tribunal de contas junto com a prestação de contas, no formato e prazo definidos pelas normas aplicáveis. Em seguida, a unidade acompanha as providências, e o ciclo recomeça no ano seguinte.
Imagine um município de pequeno porte em que a unidade de controle interno constata, ao longo do ano, atrasos na liquidação de despesas e ausência de inventário de bens. No relatório, descreve os fatos com as evidências, recomenda a criação de rotina de conferência e o inventário periódico e registra as providências já adotadas pelo gestor. O tribunal recebe o documento e vê que a administração identificou os problemas e os está tratando.
Qualidades de um bom relatório
- Independência: o conteúdo reflete a avaliação técnica, sem ajustes para agradar.
- Evidência: cada afirmação está lastreada em documentos ou dados verificáveis.
- Clareza: linguagem objetiva, que o gestor e o cidadão entendam.
- Utilidade: recomendações práticas, com responsável e prazo sugeridos.
- Rastreabilidade: o leitor consegue ver de onde veio cada informação.
Relatório de controle interno e relatório de auditoria
O relatório de auditoria resulta de um trabalho específico, com escopo e objetivo definidos. O relatório de controle interno é um balanço mais amplo, em geral anual, que acompanha as contas e dá um panorama da regularidade. Um pode citar o outro: os resultados de auditorias do ano costumam alimentar o relatório geral.
Erros comuns
- Produzir um relatório padronizado e genérico, copiado de um ano para outro.
- Enviar o documento sem a assinatura do responsável exigida pelas normas.
- Omitir falhas conhecidas para evitar desconforto.
- Não relatar as providências adotadas em relação a determinações anteriores.
- Perder o prazo de envio definido pelo tribunal de contas.
Dicas para elaborar um relatório útil
Comece o relatório com um resumo de uma página, destacando os três ou quatro pontos mais importantes. Use tabelas para comparar valores e limites. Cite sempre a norma ou o parâmetro usado como critério, para que o leitor compreenda por que algo foi apontado. Quando houver falha, indique a causa provável e a ação sugerida. Registre também o que está funcionando bem: isso dá credibilidade ao documento e orienta a replicação de boas práticas.
Prazo e calendário de trabalho
Como os prazos de envio são fixados pelo tribunal de contas, a unidade deve montar, no início do ano, um calendário que inclua: acompanhamentos periódicos, reuniões com a contabilidade e o setor de pessoal, cronograma de testes e data-limite para entrega do relatório ao gestor, deixando folga antes do prazo final. Deixar tudo para os últimos dias costuma gerar relatórios superficiais.
