O que são custos no setor público
Saber quanto o município gasta é fácil: basta olhar o orçamento executado. Saber quanto custa um serviço é mais difícil. A apuração de custos no setor público responde a perguntas como: quanto custa manter uma unidade de saúde? Quanto custa um quilômetro de rua conservado? Quanto custa um aluno na rede municipal? A resposta exige somar não só a despesa direta, mas também o pessoal, o material, a energia e o desgaste dos bens usados naquele serviço, e isso vai além da contabilidade orçamentária tradicional.
Base legal
A Lei de Responsabilidade Fiscal determina que a Administração Pública mantenha sistema de custos que permita a avaliação e o acompanhamento da gestão orçamentária, financeira e patrimonial (art. 50, §3º). Também determina que a LDO traga normas relativas ao controle de custos e à avaliação dos resultados dos programas financiados com recursos dos orçamentos (art. 4º, I, “e”). A Lei 4.320/1964 já previa que os serviços de contabilidade fossem organizados de forma a permitir a determinação dos custos dos serviços industriais (art. 85).
No padrão mínimo do Siafic, o sistema deve evidenciar as informações necessárias à apuração dos custos dos programas e das unidades da administração pública (art. 1º, §1º, V) e permitir a acumulação dos registros por centros de custos (Decreto 10.540/2020, art. 4º, §9º).
Para que serve
- Avaliar a eficiência dos serviços e dos programas.
- Comparar unidades semelhantes e identificar as que gastam muito mais ou muito menos.
- Embasar decisões de terceirização, de reorganização e de reajuste de tarifas e taxas.
- Fundamentar a fixação de taxas e preços públicos pelo custo do serviço.
- Apoiar a prestação de contas e a transparência sobre o uso dos recursos.
Como funciona na prática
- A administração define os objetos de custo: serviços, unidades, programas ou produtos que se quer medir.
- Estrutura os centros de custos, vinculados a cada unidade administrativa.
- Classifica as despesas no sistema por centro de custo, identificando pessoal, material, serviços, energia e depreciação.
- Integra os sistemas de folha, almoxarifado e patrimônio, para que os custos de pessoal, material consumido e desgaste dos bens cheguem automaticamente aos centros.
- Calcula os custos por período e os relaciona com a produção, por exemplo, atendimentos realizados.
- Analisa as diferenças, identifica oportunidades de melhoria e divulga os resultados.
Imagine uma prefeitura de pequeno porte com três unidades básicas de saúde. Sem sistema de custos, o gestor sabe apenas o gasto total da secretaria. Com o sistema, descobre que uma das unidades custa muito mais por atendimento, por causa de manutenção do prédio e de rotatividade de pessoal. Com essa informação, pode investigar, corrigir e redistribuir recursos, em lugar de decidir por intuição.
O que é necessário para apurar custos
Três elementos são indispensáveis. O primeiro é a classificação consistente das despesas por centro de custo, que exige disciplina no momento do empenho. O segundo é a integração entre os sistemas: se a folha, o almoxarifado e o patrimônio não conversam, a apuração fica manual e sujeita a erros. O terceiro é a definição clara dos objetos de custo, ajustada à realidade do município. Também ajuda contar com o Sistema de Informação de Custos do Setor Público (SICSP), que o Governo Federal disponibiliza e que é referência de método.
Diferença entre custo e despesa
A despesa orçamentária é o gasto empenhado no exercício, e segue as regras do orçamento. O custo é o consumo de recursos para produzir um serviço, apurado por competência, e inclui itens como depreciação, que não são despesas orçamentárias. Por isso, uma prefeitura pode ter despesa alta com investimento em um ano sem que o custo dos serviços tenha aumentado, e o inverso também ocorre. Veja também despesa pública.
Por onde começar em um município pequeno
Não é preciso começar com um sistema sofisticado. Um primeiro passo possível é escolher um ou dois serviços de grande volume, como o transporte escolar e a manutenção de vias, e levantar manualmente, por alguns meses, tudo o que é gasto com eles: pessoal, combustível, peças, contratos e depreciação dos veículos. Com esses números em mãos, o gestor já consegue calcular um custo unitário, comparar com a produção e identificar distorções. A partir da experiência, o município vai ampliando o escopo e integrando os sistemas, até que a apuração passe a ser rotina, e não projeto especial. O importante é manter a metodologia estável, para que as comparações ao longo do tempo façam sentido.
Erros comuns
- Achar que custo é igual a despesa orçamentária.
- Implantar o sistema sem definir centros e objetos de custo.
- Manter folha, almoxarifado e patrimônio em sistemas isolados, o que inviabiliza a apuração.
- Apurar custos, mas não usar os resultados nas decisões.
- Não atualizar os critérios quando a estrutura administrativa muda.
