O que é despesa total com pessoal
É o número que mede quanto o ente gasta com a sua força de trabalho para fins da Lei de Responsabilidade Fiscal. O art. 18 define a despesa total com pessoal como o somatório dos gastos do ente com os ativos, os inativos e os pensionistas, relativos a mandatos eletivos, cargos, funções ou empregos, civis, militares e de membros de Poder, com quaisquer espécies remuneratórias, tais como vencimentos e vantagens, fixas e variáveis, subsídios, proventos da aposentadoria, reformas e pensões, inclusive adicionais, gratificações, horas extras e vantagens pessoais de qualquer natureza, bem como encargos sociais e contribuições recolhidas pelo ente às entidades de previdência.
Em linguagem simples: é tudo que o ente paga a quem trabalha, trabalhou ou deixou pensão, mais os encargos que recolhe por causa disso.
Para que serve
É o numerador do indicador mais vigiado da gestão municipal: a relação entre despesa com pessoal e receita corrente líquida. Esse total é comparado com os limites do art. 19, que para os Municípios é de 60{e4c8815754107a571edcf2d1e12f2d8ba1a0c5c3bae658b8bd7ebd288e5c1306} da receita corrente líquida, repartido entre os Poderes. Quando o resultado se aproxima do teto, ativam-se o limite de alerta e o limite prudencial, com restrições crescentes.
Regras de apuração
- os contratos de terceirização de mão de obra que se referem à substituição de servidores e empregados públicos são contabilizados como “Outras Despesas de Pessoal” (§1º); veja terceirização e despesa com pessoal;
- a despesa é apurada somando-se a do mês de referência com as dos onze meses anteriores, pelo regime de competência, independentemente de empenho (§2º);
- observa-se a remuneração bruta do servidor, sem dedução ou retenção, salvo a redução para atender ao teto constitucional (§3º, incluído pela LC 178/2021).
Como funciona na prática
- Junte as folhas. Reúna a folha de ativos, de inativos e de pensionistas de cada Poder.
- Some os encargos. Inclua encargos sociais e as contribuições recolhidas pelo ente às entidades de previdência.
- Inclua as outras despesas de pessoal. Acrescente, conforme a regra, os contratos de terceirização que substituem servidores.
- Aplique a regra dos 12 meses. Some o mês de referência e os onze anteriores, por competência.
- Faça as deduções permitidas. Retire apenas as parcelas que a LRF autoriza excluir, como parte das despesas com inativos custeadas por fontes específicas; veja inativos e pensionistas no limite de pessoal.
- Compare com a RCL. Divida o resultado pela receita corrente líquida dos mesmos 12 meses e compare com os limites.
Exemplo ilustrativo
Imagine uma prefeitura que, ao apurar o quadrimestre, soma os gastos com a folha de ativos, de inativos e de pensionistas, as horas extras, as gratificações e os encargos patronais dos últimos doze meses. A contabilidade verifica ainda se existe contrato de terceirização de mão de obra que supre cargos típicos do quadro; se houver, o valor entra em “Outras Despesas de Pessoal”. O total é então dividido pela receita corrente líquida dos mesmos doze meses, e o percentual vai para o Relatório de Gestão Fiscal.
Competência, e não empenho
Um ponto que gera muitos erros é o regime de apuração. A despesa conta no mês em que é devida (competência), mesmo que o empenho ou o pagamento ocorra depois. Assim, a folha de dezembro, quando paga em janeiro, pertence ao ano anterior para fins do limite. Deixar de reconhecer despesa de competência embute risco: o percentual aparece menor do que é, e o problema só surge quando a obrigação é paga.
Diferença entre despesa total com pessoal e despesa com pessoal da contabilidade
A classificação contábil de “pessoal e encargos” (grupo de natureza da despesa) não coincide, necessariamente, com o conceito do art. 18. A LRF exige a inclusão de itens que podem estar classificados em outro grupo, como terceirizações que substituem servidores, e permite exclusões de que a contabilidade comum não trata. Por isso, o cálculo do limite deve seguir o Manual de Demonstrativos Fiscais do Tesouro Nacional; veja padronização dos relatórios fiscais. Veja também limite de despesa com pessoal.
Dados que a contabilidade precisa ter em mãos
Para apurar corretamente a despesa total com pessoal, a contabilidade precisa de informações de várias áreas: a folha de pagamento de cada Poder, os valores de encargos patronais, os contratos de terceirização, os registros de inativos e pensionistas, e as fontes de custeio do regime previdenciário. Quando esses dados estão em sistemas separados, é comum surgir divergência entre o que a folha informa e o que a contabilidade registra. Uma conciliação mensal entre os dois evita surpresas no fechamento do quadrimestre.
Como usar o indicador na gestão
O percentual da despesa com pessoal não serve só para cumprir a lei. Ele orienta decisões de reajuste, concurso, criação de cargos e contratação de temporários. O gestor que acompanha o indicador mês a mês consegue simular o efeito de cada decisão antes de tomá-la, em vez de descobrir o problema no relatório.
Erros comuns
- Calcular com base em empenho ou pagamento, em vez de competência.
- Deixar fora do cálculo os contratos de terceirização que substituem servidores.
- Descontar valores da remuneração bruta que a lei não autoriza deduzir.
- Deduzir o aporte para cobertura de déficit financeiro do regime próprio, o que é vedado.
- Usar RCL de período diferente dos mesmos doze meses.
Para planejar a folha dentro dos limites e simular o efeito de reajustes e contratações, veja o planejamento das despesas com pessoal e o curso Impacto Orçamentário-Financeiro e Gastos com Pessoal (LRF).
