Os serviços notariais e de registro, conhecidos popularmente como “cartórios”, são serviços públicos prestados por particulares por delegação do Poder Público. O art. 1º da Lei nº 8.935/1994 define esses serviços como os de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, a autenticidade, a segurança e a eficácia dos atos jurídicos. Notários (tabeliães) e oficiais de registro são profissionais do direito, dotados de fé pública, a quem é delegado o exercício da atividade (art. 3º). Para a prefeitura, o cartório é parceiro e fornecedor de documentos essenciais da vida do município.
Quem são os titulares
O art. 5º lista os titulares de serviços notariais e de registro:
- tabeliães de notas;
- tabeliães e oficiais de registro de contratos marítimos;
- tabeliães de protesto de títulos;
- oficiais de registro de imóveis;
- oficiais de registro de títulos e documentos e civis das pessoas jurídicas;
- oficiais de registro civil das pessoas naturais e de interdições e tutelas;
- oficiais de registro de distribuição.
Para a prefeitura
O município é usuário constante: escrituras, registros de imóveis, certidões, protesto de CDA e Reurb. Os serviços são fiscalizados pelo Poder Judiciário, e o atendimento mínimo é de seis horas diárias (art. 4º, § 2º). O registro civil funciona também em plantão nos fins de semana e feriados (§ 1º). A prefeitura pode firmar convênios com os cartórios para facilitar serviços ao cidadão, como emissão de certidões e protesto de certidões de dívida ativa.
Como a administração se relaciona com os cartórios
- Para comprar, vender ou doar imóveis do município, usa o tabelionato de notas e o registro de imóveis.
- Para a cobrança da dívida ativa, pode usar o protesto de CDA (veja protesto de CDA).
- Para a regularização fundiária, encaminha a CRF para registro (veja CRF).
- Para campanhas de documentação, articula-se com o registro civil.
- Para troca de informações, usa convênios e acesso a sistemas eletrônicos, observadas as regras de proteção de dados.
Exemplo ilustrativo e hipotético: uma prefeitura pretende receber em doação um terreno para construir uma escola. A procuradoria solicita certidão da matrícula, o doador comparece ao tabelionato para lavrar a escritura de doação, e a prefeitura leva o título ao registro de imóveis para que o terreno passe oficialmente ao patrimônio municipal.
Diferença entre serviço notarial e serviço de registro
O notário formaliza a vontade das partes, lavrando escrituras, procurações e atas, e autentica atos e cópias. O registrador dá publicidade e eficácia a atos já praticados, inscrevendo-os em livros e matrículas. Em termos simples: o notário “faz o documento”, o registrador “inscreve o documento” para que valha contra terceiros.
Base legal
Lei nº 8.935/1994, arts. 1º, 3º, 4º, 5º e 7º. A delegação é prevista no art. 236 da Constituição Federal. Os emolumentos e regras de fiscalização são regulados por leis estaduais e pelo Judiciário.
Perguntas que o gestor costuma fazer
A prefeitura pode fiscalizar o cartório?
Não. A fiscalização dos serviços notariais e de registro cabe ao Poder Judiciário. A prefeitura pode cooperar, firmar convênios e cobrar a prestação de serviços que contratou, mas não regula nem fiscaliza a atividade.
Cartório é serviço público?
É serviço público exercido em caráter privado, por delegação do Poder Público, com remuneração por emolumentos e fiscalização judicial. O titular é profissional do direito com fé pública.
O município paga emolumentos?
Em regra, os atos de interesse do município seguem as regras de emolumentos da legislação estadual, que podem prever isenções ou reduções para entes públicos em certas hipóteses. Consulte a norma do tribunal de justiça do seu estado.
Boas práticas
Mantenha contato com os cartórios locais e crie um canal de comunicação para solucionar dúvidas e agilizar pedidos. Sempre que possível, utilize serviços eletrônicos, como certidões digitais e centrais de registro, que reduzem prazos. Tenha um responsável pela gestão patrimonial que acompanhe o registro de imóveis municipais e mantenha atualizadas as matrículas. Padronize documentos e exigências para escrituras e registros recorrentes.
Como o tema aparece na rotina da prefeitura
- Na gestão patrimonial, quando o setor de bens precisa de matrículas e escrituras atualizadas.
- Na cobrança da dívida ativa, quando se avalia o protesto de CDA.
- Na assistência social, quando a equipe orienta famílias sobre certidões e documentos.
Pontos de atenção
Cartório não é órgão da prefeitura: sua atuação segue lei federal, normas do Judiciário e tabelas de emolumentos estaduais. Por isso, convênios devem respeitar essas regras e não podem criar privilégios ou obrigações que a lei não prevê. Preserve também a proteção de dados pessoais ao trocar informações com os cartórios, definindo finalidade, responsáveis e medidas de segurança.
Em resumo
Os serviços notariais e de registro dão segurança jurídica aos atos do município e dos cidadãos. A prefeitura que conhece cada um deles e cultiva boa relação com os cartórios evita retrabalho e acelera processos.
Erros comuns
- Achar que a prefeitura pode regular ou fiscalizar o cartório. A delegação e a fiscalização cabem ao Judiciário.
- Deixar imóveis municipais sem escritura e registro.
- Exigir autenticação de cópias onde a lei dispensa.
- Ignorar convênios que poderiam facilitar serviços aos cidadãos.