O tabelionato de notas é o cartório onde as pessoas formalizam negócios e declarações com segurança jurídica: compra e venda de imóveis, doações, procurações, testamentos, reconhecimento de firma e autenticação de cópias. Aos tabeliães de notas compete, com exclusividade, lavrar escrituras e procurações públicas, lavrar testamentos públicos e aprovar os cerrados, lavrar atas notariais, reconhecer firmas e autenticar cópias (art. 7º da Lei nº 8.935/1994). Em termos gerais, o notário formaliza juridicamente a vontade das partes, intervém nos atos e negócios jurídicos, conserva os originais e expede cópias, e autentica fatos (art. 6º).
Uso na administração municipal
- Escrituras de compra e venda, doação e permuta de imóveis do município.
- Autenticação e reconhecimento de firma de documentos exigidos em licitações e convênios, quando a lei do certame exigir.
- Ata notarial para registrar fatos, como o conteúdo de um site ou o estado de um imóvel.
- Procurações públicas para representação do município, quando necessário.
O tabelião pode prestar outros serviços remunerados, na forma prevista em convênio com órgãos públicos (art. 7º, § 5º). Isso viabiliza, por exemplo, acordos entre cartórios e prefeituras.
Como a prefeitura usa o tabelionato
- Antes de comprar ou receber imóvel, obtenha a matrícula atualizada no registro de imóveis.
- Providencie autorização legislativa e avaliação, se a lei exigir.
- Lavre a escritura no tabelionato, com os documentos das partes e do imóvel.
- Leve a escritura ao registro de imóveis para a transferência da propriedade.
- Arquive as certidões e cópias no processo e atualize o cadastro patrimonial.
Exemplo ilustrativo e hipotético: uma prefeitura vai permutar um terreno público por outro de interesse para ampliar uma praça. Aprovada a lei, feita a avaliação e cumpridos os requisitos, as partes assinam a escritura de permuta no tabelionato, e cada lado registra a propriedade recebida no registro de imóveis.
Diferença entre escritura pública e instrumento particular
A escritura pública é lavrada por tabelião, com fé pública, e é exigida por lei para certos negócios imobiliários. O instrumento particular é redigido pelas partes e vale para muitos atos, mas não tem a mesma presunção de autenticidade. Em contratos administrativos, a regra é o instrumento escrito; para imóveis, a escritura pública costuma ser essencial.
Base legal
Arts. 6º e 7º da Lei nº 8.935/1994. Veja o verbete mais amplo serviços notariais e de registro.
Perguntas que o gestor costuma fazer
Preciso de reconhecimento de firma em documentos de licitação?
Depende do edital e da lei. A Lei nº 14.133/2021 busca simplificar exigências documentais, e a exigência de autenticação deve ser justificada. Verifique o edital e evite pedir formalidades desnecessárias.
O que é ata notarial?
É documento em que o tabelião registra, com fé pública, fatos que presenciou ou verificou, como o conteúdo de uma página na internet ou o estado de um imóvel. Pode servir de prova em processos.
O município paga emolumentos?
Os emolumentos seguem a legislação estadual, com possíveis tratamentos específicos para entes públicos. Consulte a tabela do seu estado e o convênio com o cartório, se houver.
Boas práticas
Padronize os documentos que costumam ser levados ao tabelionato, como minutas de escritura de doação e de permuta, revisadas pela procuradoria. Mantenha uma lista de verificação com certidões exigidas (matrícula, certidões negativas, documentos das partes), e agende com antecedência a assinatura de atos que envolvam o prefeito ou secretários. Para o atendimento ao cidadão, avalie convênios que permitam a emissão de documentos ou o reconhecimento de firma em espaços públicos, quando a lei estadual permitir.
Pontos de atenção
Atenção à capacidade e à representação das partes: quem assina pelo município precisa ter poderes comprovados por lei, decreto ou procuração. Atenção também à autorização legislativa para alienações e à avaliação prévia dos bens. Esses requisitos não são formalidade: sua ausência pode levar à nulidade do negócio e à responsabilização do gestor.
Como o tema aparece na rotina da prefeitura
- Nas desapropriações amigáveis e doações de áreas para obras e equipamentos públicos.
- Na regularização de áreas públicas e na formalização de parcerias.
- Na prova de fatos por ata notarial, em situações de conflito ou de risco de perda de provas.
Documentos digitais e atos eletrônicos
Cada vez mais atos notariais podem ser feitos de forma eletrônica, com certificado digital e videoconferência, conforme as normas do Judiciário. A prefeitura deve acompanhar essas possibilidades, que reduzem deslocamentos e prazos, mas continuar verificando a validade dos documentos e a identidade das partes, em linha com as regras de assinatura eletrônica e certificação digital.
Erros comuns
- Aceitar documento sem autenticação quando o edital a exige, ou exigir sem necessidade.
- Transferir imóvel público sem escritura e registro.
- Não guardar cópia da escritura no processo e no cadastro patrimonial.
- Assinar escritura sem lei autorizativa ou avaliação prévia.
Em resumo
O tabelionato de notas dá forma e segurança jurídica aos atos da prefeitura com terceiros. Para imóveis, escritura e registro andam juntos.