O que são subsistemas contábeis
A contabilidade pública tem uma peculiaridade: precisa responder a três perguntas ao mesmo tempo. Quanto foi arrecadado e gasto em relação ao orçamento aprovado? Como o patrimônio do ente evoluiu? Há controles que garantem a execução de contratos e outros atos que ainda não afetaram o patrimônio? Cada uma dessas perguntas é respondida por um subsistema contábil: o orçamentário, o patrimonial e o de controle.
O MCASP explica que o PCASP classifica as contas contábeis segundo a natureza das informações que evidenciam, de modo que os registros orçamentários não influenciem ou alterem os registros patrimoniais, e vice-versa.
As três naturezas da informação
- Patrimonial: classes 1 (Ativo), 2 (Passivo e Patrimônio Líquido), 3 (Variações Patrimoniais Diminutivas) e 4 (Variações Patrimoniais Aumentativas).
- Orçamentária: classes 5 (aprovação do planejamento e orçamento) e 6 (execução do planejamento e orçamento).
- Controle: classes 7 (controles devedores) e 8 (controles credores).
Para que serve a divisão
A divisão atende à realidade do setor público, em que há o aspecto orçamentário, que olha receita arrecadada e despesa empenhada, o patrimonial, que olha o regime de competência, e o fiscal. Segundo o manual, a contabilidade deve atender simultaneamente a esses três aspectos. Se tudo fosse misturado em um único conjunto de contas, o empenho de uma despesa poderia, por exemplo, alterar o patrimônio antes de o bem ser recebido, o que seria incorreto.
Como funciona na prática
- Ocorre um evento de gestão, como a liquidação de uma despesa.
- O sistema contábil, parametrizado conforme o PCASP, gera lançamentos em cada subsistema que o evento afeta.
- No orçamentário, registra-se o avanço do estágio da despesa; no patrimonial, o reconhecimento da obrigação e do ativo ou da VPD correspondente; no de controle, a disponibilidade por destinação de recursos e outros controles.
- Cada subsistema se equilibra em si mesmo, pelo método das partidas dobradas.
- Ao fim do período, os demonstrativos de cada natureza são extraídos: Balanço Orçamentário, Balanço Patrimonial, DVP e demais.
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que paga a depreciação mensal de seus veículos. Esse fato altera o subsistema patrimonial, com uma VPD e uma redução do ativo, mas não afeta o orçamentário, pois não há empenho. Já a compra de material de consumo afeta os dois, o orçamentário, com o empenho, e o patrimonial, com a entrada em estoque. A separação em subsistemas permite que cada fato seja registrado onde de fato produz efeito.
Por que os saldos divergem
Na prática, o sistema gera os lançamentos nos subsistemas a partir de um único evento. Divergências entre os saldos orçamentário e patrimonial sinalizam erro ou diferença conceitual. Por exemplo, a depreciação não é empenhada, e por isso aparece no patrimonial, mas não no orçamentário; a compra de um equipamento é despesa orçamentária de capital, mas, no patrimônio, apenas troca caixa por ativo. Entender essas diferenças é essencial para não interpretar como erro o que é apenas consequência da lógica de cada subsistema.
Diferença entre subsistemas e demonstrações
Os subsistemas são a estrutura de registro, e as demonstrações são os produtos finais. O Balanço Orçamentário vem do subsistema orçamentário, o Balanço Patrimonial e a DVP vêm do patrimonial, e as informações de controle servem a acompanhamentos específicos. Boas demonstrações dependem de bons registros em cada subsistema.
Base legal e normas
- MCASP, 11ª edição: natureza das informações no PCASP e atendimento simultâneo aos aspectos orçamentário, patrimonial e fiscal.
- PCASP: classes 1 a 8, agrupadas por natureza da informação.
Para que serve o subsistema de controle
O subsistema de controle costuma ser o menos conhecido, mas é o que registra fatos que ainda não afetaram o patrimônio nem o orçamento de forma direta, como contratos assinados com prestações futuras, garantias recebidas e outros atos potenciais. Também é nele que se registra, por exemplo, a disponibilidade de caixa por destinação de recursos, como no exemplo da liquidação da despesa trazido pelo MCASP. Esses controles dão ao gestor visibilidade sobre compromissos e direitos que ainda não se materializaram e ajudam o Tribunal de Contas a verificar a consistência das informações. Quando o controle é bem mantido, o município consegue responder rapidamente a perguntas como: quanto temos em contratos a executar? Quais garantias estão vigentes? Qual a disponibilidade livre por fonte?
Em síntese, os três subsistemas funcionam como três lentes sobre o mesmo fato. Usá-las em conjunto dá ao gestor uma visão completa do que aconteceu, e permite explicar com segurança por que o resultado orçamentário e o patrimonial podem divergir.
Erros comuns
- Misturar informações orçamentárias e patrimoniais, buscando fazer os saldos coincidirem à força.
- Interpretar como erro uma diferença conceitual legítima entre os subsistemas.
- Parametrizar o sistema contábil sem observar as classes do PCASP.
- Deixar de registrar nos controles fatos que ainda não afetam o patrimônio, como contratos assinados.
- Não explicar nas notas as diferenças relevantes entre resultados orçamentário e patrimonial.