O que é controle patrimonial
O controle patrimonial é a rotina permanente de saber o que o município possui, onde está, quanto vale e quem responde por cada bem. Enquanto o inventário é a conferência periódica, o controle é o trabalho diário que mantém os registros vivos: cadastrar o bem que chega, registrar a transferência entre secretarias, lançar a baixa do que quebrou ou foi vendido.
A Lei 4.320/1964 dá o fundamento. Os serviços de contabilidade devem ser organizados de forma a permitir, entre outros objetivos, o conhecimento da composição patrimonial (art. 85). Além disso, haverá registros analíticos de todos os bens de caráter permanente, com indicação dos elementos necessários para a perfeita caracterização de cada um deles e dos agentes responsáveis pela sua guarda e administração (art. 94).
Para que serve
- Sustentar o Balanço Patrimonial com informações confiáveis sobre o imobilizado.
- Permitir o cálculo correto de depreciação, reavaliação e redução ao valor recuperável.
- Responsabilizar quem usa e guarda cada bem.
- Prevenir perdas, extravios e uso indevido.
- Apoiar decisões de compra, manutenção, reposição e alienação.
O que entra no controle
O MCASP, ao tratar do imobilizado, apresenta uma classificação dos bens imóveis (bens de uso especial, dominiais, de uso comum do povo, imóveis em andamento e demais) e define critérios de reconhecimento, mensuração e depreciação. Para efeito de classificação da despesa, considera-se material permanente aquele cuja duração seja superior a dois anos (Lei 4.320, art. 15, §2º). Assim, o controle patrimonial cobre móveis, veículos, equipamentos, imóveis e demais bens de caráter permanente, e o controle de estoques e almoxarifado cobre os materiais de consumo.
Como funciona na prática
- Entrada do bem: o bem comprado, doado ou construído é incorporado com documento de origem (nota fiscal, termo de doação, boletim de medição).
- Tombamento: o bem recebe um número único de identificação, geralmente por plaqueta ou etiqueta.
- Cadastro: são registrados descrição, valor, data, localização e responsável.
- Movimentação: toda transferência entre unidades ou responsáveis é feita com termo, e o cadastro é atualizado.
- Depreciação: a contabilidade apropria a perda de valor mensalmente, com base nos dados do cadastro.
- Inventário: uma vez por ano, confere-se o que existe com o que está registrado.
- Baixa: bens inservíveis, vendidos, doados ou perdidos saem do cadastro por processo formal.
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que recebe, em doação, um conjunto de equipamentos. Se o controle é eficiente, no mesmo mês os bens são tombados, cadastrados com valor justo, destinados a uma unidade e entregues com termo de responsabilidade. Meses depois, a depreciação começa a ser calculada sem retrabalho. Se o controle é fraco, os equipamentos circulam sem identificação, e dois anos depois ninguém sabe onde estão.
Integração com a contabilidade
Os registros do controle patrimonial alimentam a Demonstração das Variações Patrimoniais, por meio da depreciação, e o Balanço Patrimonial, por meio do imobilizado. Por isso, o saldo contábil e o saldo do cadastro de bens precisam ser conciliados todo mês. Diferenças devem ser investigadas e justificadas. Quando contabilidade e patrimônio trabalham em sistemas que não se comunicam, o risco de divergência aumenta, e a conciliação vira um trabalho manual e sujeito a erros.
Base legal e normas
- Lei 4.320/1964: art. 85 (composição patrimonial), art. 94 (registros analíticos) e art. 15, §2º (material permanente).
- MCASP, 11ª edição: classificação dos bens imóveis, critérios de reconhecimento, mensuração e depreciação.
Diferença entre controle patrimonial e controle de almoxarifado
O controle patrimonial trata dos bens permanentes, que duram mais de dois anos e são usados repetidamente. O almoxarifado trata dos materiais de consumo, que se esgotam no uso. Os dois exigem registros, mas com lógicas diferentes: o primeiro acompanha cada bem individualmente, e o segundo acompanha quantidades e valores médios.
Passo a passo para melhorar o controle em municípios pequenos
Municípios com equipes enxutas podem avançar em etapas. Na primeira, faz-se um levantamento básico de tudo o que existe, mesmo que sem valor, para formar um cadastro mínimo. Na segunda, atribuem-se valores, com base em notas fiscais, em pesquisa de preços ou em avaliação, e definem-se as vidas úteis por classe de bem. Na terceira, implanta-se a rotina de movimentação com termo e a plaqueta em todos os bens novos. Na quarta, integra-se o sistema de patrimônio ao da contabilidade, para que a depreciação seja gerada sem digitação dupla. Em cada etapa, convém registrar o que foi feito, para demonstrar ao Tribunal de Contas o esforço de melhoria e o cronograma de conclusão.
A liderança do gestor importa: quando o prefeito e os secretários cobram o termo de responsabilidade e a comunicação de movimentações, o controle funciona. Quando o tema é tratado como burocracia da contabilidade, as unidades deixam de colaborar e o cadastro se deteriora rapidamente.
Erros comuns
- Não tombar os bens ou deixar de registrar movimentações entre unidades.
- Controle separado da contabilidade, sem conciliação periódica.
- Bens sem responsável identificado, o que impede a apuração de perdas.
- Imóveis sem documentação regular e sem registro em cartório.
- Falta de baixa formal de bens inservíveis.
