Depósitos e cauções

O que são depósitos e cauções

Quando uma empresa contratada deixa em dinheiro uma garantia para assegurar a execução de um contrato, ou quando um terceiro deposita valores sob guarda da prefeitura, esse dinheiro entra no caixa do município, mas não é do município. Ele precisa ser devolvido ou, em caso de inadimplemento, executado. Esses valores são os depósitos e cauções. O MCASP cita os depósitos em caução e as fianças entre os exemplos de ingressos extraorçamentários: recursos financeiros de caráter temporário dos quais o Estado é mero agente depositário. Sua devolução não se sujeita a autorização legislativa e, por isso, eles não integram a lei orçamentária anual.

A Lei 4.320/1964 inclui os depósitos na dívida flutuante (art. 92, III), ou seja, os trata como obrigações de curto prazo do ente.

Exemplos

• cauções prestadas em dinheiro por contratados para garantir a execução de contratos;
• valores de terceiros em processos administrativos;
• retenções contratuais em garantia;
• recursos judiciais sob guarda do ente;
• depósitos de licitantes, quando exigidos pelo edital e permitidos pela legislação.

Para que serve esse conceito

A separação entre depósitos e receita orçamentária evita dois problemas. O primeiro é contabilizar como receita do município um dinheiro que é de terceiros, inflando artificialmente o caixa e as receitas do exercício. O segundo é usar esse dinheiro em despesas correntes e, depois, não ter como devolver quando o contrato terminar. Com a classificação correta, o gestor sabe que parte do saldo bancário tem dono e precisa ser preservada.

Como funciona na prática

1. No início do contrato, o contratado oferece a garantia, que pode ser em dinheiro, seguro-garantia ou fiança, conforme o edital e a lei de licitações aplicável.
2. Se a garantia é em dinheiro, a tesouraria recebe o valor em conta específica e a contabilidade registra o ingresso extraorçamentário e a obrigação correspondente no passivo.
3. Durante o contrato, o setor de contratos acompanha a execução e a eventual necessidade de executar a garantia.
4. Ao término regular do contrato, e cumpridas as obrigações, o valor é devolvido ao contratado, com a correção e o rendimento previstos no contrato.
5. Em caso de inadimplemento, a caução é executada, e o valor passa a ser receita orçamentária, como indenização ou multa.

Imagine uma prefeitura de pequeno porte que contrata uma obra e recebe uma caução em dinheiro. O valor entra na conta da prefeitura, mas não pode ser usado para pagar a folha. Ao final da obra, após o recebimento definitivo, a tesouraria devolve o valor. Se a empresa abandonasse a obra, a prefeitura executaria a caução para cobrir prejuízos, e só então o valor viraria receita.

Cuidados de gestão

• Controle individualizado por depositante, com data, valor e contrato de referência.
• Conta bancária específica ou, ao menos, controle de saldo que identifique o dinheiro de terceiros.
• Prazo de devolução definido e cumprido.
• Rendimento e correção quando previstos em contrato.
• Proibição de uso do dinheiro para despesas correntes.
• Conciliação periódica entre o saldo contábil de depósitos e os contratos vigentes.

Diferença entre depósitos, cauções e consignações

As consignações são retenções feitas pelo ente em pagamentos que ele mesmo realiza, como a contribuição previdenciária do servidor. Os depósitos e as cauções são valores entregues ao ente por terceiros. Em ambos os casos, o ente é mero depositário, os valores são extraorçamentários e integram a dívida flutuante. A diferença está na origem do dinheiro.

Base legal e normas

• Lei 4.320/1964, art. 92, III: depósitos na dívida flutuante.
• MCASP, 11ª edição: ingressos extraorçamentários, depósitos em caução e fianças.
• Legislação de licitações e contratos aplicável: modalidades e regras de garantia contratual.

O que fazer com saldos antigos sem movimentação

Em muitas prefeituras, a conta de depósitos acumula saldos antigos, cuja origem ninguém mais sabe explicar. Esses valores são um risco: podem ser dinheiro de terceiros que ainda deve ser devolvido, ou podem ter sido lançados errado e pertencer ao próprio município. O caminho recomendado é investigar item a item, localizando o contrato, o depositante e a situação atual. Quando o depositante é identificado e o direito persiste, o valor deve ser devolvido. Quando o valor foi lançado indevidamente como depósito, deve ser regularizado conforme a sua natureza, com registro e justificativa. Em qualquer caso, a decisão precisa ser documentada e, se envolver valor relevante, comunicada à procuradoria e ao controle interno, de modo a proteger o gestor e a evitar discussões futuras.

Erros comuns

• Registrar a caução como receita orçamentária no momento do recebimento.
• Usar o dinheiro de cauções para pagar despesas correntes.
• Perder o controle de quem depositou e de qual contrato está vinculado.
• Atrasar a devolução após o término regular do contrato.
• Não conciliar o saldo contábil com os contratos em andamento.