O que é o instrumento de contrato
O instrumento de contrato é o documento formal (o “termo de contrato”) em que se registram as obrigações das partes. A regra do art. 95 da Lei nº 14.133/2021 é que ele é obrigatório. A própria lei, porém, prevê duas exceções em que a Administração pode usar outro documento hábil, como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço.
Quando o instrumento pode ser substituído
- Dispensa de licitação em razão de valor (art. 95, I);
- Compras com entrega imediata e integral dos bens adquiridos e dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive quanto a assistência técnica, independentemente do valor (art. 95, II).
Mesmo no instrumento substituto, aplica-se, no que couber, o art. 92 (art. 95, § 1º). Ou seja, a nota de empenho ou a carta-contrato devem conter as informações essenciais de um contrato.
Contrato verbal
O § 2º do art. 95 estabelece que o contrato verbal é nulo e de nenhum efeito, salvo o de pequenas compras ou de prestação de serviços de pronto pagamento, assim entendidos aqueles de valor não superior a R$ 10.000,00 no texto original. O valor é atualizado anualmente (art. 182); em 2026, pelo Decreto nº 12.807/2025, o limite é de R$ 13.098,41. Use sempre o valor vigente na data da contratação.
Como decidir na prática
- Verifique se a hipótese de substituição se aplica: dispensa por valor ou compra de entrega imediata e integral sem obrigações futuras.
- Avalie o risco: se há prazo, garantia, assistência técnica, mão de obra, medição ou risco relevante, prefira o contrato formal.
- Se usar substituto, inclua as informações essenciais: objeto, quantidade, preço, prazo de entrega, local, condições de pagamento e penalidades.
- Divulgue o contrato ou, nos casos de substituição, o ato e as informações exigidos (art. 94).
Exemplo ilustrativo: imagine uma prefeitura que compra uma quantidade de material de expediente de uma só vez, com entrega imediata e sem obrigações futuras. Pode usar nota de empenho com as cláusulas básicas. Já para um serviço de manutenção contínuo, com prazo, garantia e fiscalização, o contrato formal é o caminho.
Diferença entre instrumento de contrato e contrato
O contrato é a relação jurídica; o instrumento é o documento que a formaliza. Quando o instrumento é substituído por nota de empenho ou ordem de serviço, o contrato continua existindo, e as regras da lei continuam a valer. A ordem de serviço também pode ser um desses documentos nas hipóteses do art. 95. Veja cláusulas necessárias do contrato administrativo e dispensa por baixo valor.
Base legal
Arts. 92, 95 e 182 da Lei nº 14.133/2021, e Decreto nº 12.807/2025 (valores de 2026).
Erros comuns
- Usar nota de empenho como substituto em contrato com obrigações futuras, garantia ou assistência técnica.
- Aceitar contrato verbal acima do limite legal.
- Usar o valor de R$ 10 mil sem conferir a atualização anual.
- Emitir nota de empenho sem as cláusulas essenciais do art. 92.
- Não divulgar a contratação nos prazos do art. 94.