Apostila é uma anotação formal nos autos do contrato. Serve para registrar fatos que decorrem do próprio contrato, sem necessidade de assinatura de aditivo.
O que é apostilamento
É um registro administrativo, assinado pela autoridade competente e juntado ao processo, que anota uma alteração previsível ou automática do contrato. Não cria novas obrigações nem muda cláusulas: apenas documenta algo que o contrato já previa. Simplifica a rotina e evita termos aditivos desnecessários.
O que pode ser feito por apostila
O art. 136 diz que registros que não caracterizam alteração do contrato podem ser feitos por simples apostila, como: (I) variação do valor para fazer face ao reajuste ou à repactuação previstos no próprio contrato; (II) atualizações, compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento previstas; (III) alterações na razão ou na denominação social do contratado; e (IV) empenho de dotações orçamentárias. A lista é exemplificativa (“como nas seguintes situações”).
Outros usos na lei
Em caso de impedimento, ordem de paralisação ou suspensão do contrato, o cronograma de execução é prorrogado automaticamente pelo tempo correspondente, anotadas as circunstâncias por simples apostila (art. 115, § 5º).
Apostila x aditivo
- Se o ajuste muda uma cláusula de forma que não decorre do próprio contrato (preço, prazo, objeto, regime), é termo aditivo.
- Se apenas aplica o que o contrato já previa (índice de reajuste, por exemplo), é apostila.
Como fazer na prática
- Registre o fato gerador: índice publicado, documento da mudança societária, ordem de paralisação.
- Calcule e confira o valor, quando houver cálculo.
- Lavre o apostilamento, assinado pela autoridade competente.
- Junte aos autos, anexando o cálculo ou o documento comprobatório.
- Atualize a dotação, o controle de contratos e comunique o contratado.
- Divulgue conforme as regras de transparência do ente.
Exemplo prático
Imagine uma prefeitura de pequeno porte com contrato de serviços que prevê reajuste anual pelo IPCA. Passado 1 ano da data-base, o setor calcula o índice acumulado, o fiscal confirma o decurso do prazo e a autoridade assina a apostila anexando o cálculo. Já a prorrogação de prazo ou a mudança de preço fora do reajuste exige termo aditivo.
Diferença entre apostila e termo aditivo
O aditivo é bilateral, altera o contrato e exige acordo ou decisão fundamentada. A apostila é um ato simples da Administração que apenas registra o que o contrato já previa. Usar a apostila para alterar prazo ou objeto é irregular e pode ser apontado pelos órgãos de controle.
Apostila e controle de contratos
Como a apostila é simples, corre-se o risco de banalizá-la. O controle deve garantir que cada apostila tenha fundamento no contrato (cláusula de reajuste, previsão de atualização financeira), cálculo anexado e autoridade competente. Uma lista de apostilas por contrato, com data e fundamento, facilita a auditoria e evita reajustes duplicados ou fora do prazo.
Apostila de empenho e dotação
O registro de empenho de dotações orçamentárias por apostila é comum em contratos plurianuais: a cada exercício, a equipe orçamentária informa a dotação e a autoridade apostila a indicação do crédito. Essa rotina deve ser incluída no calendário anual de gestão de contratos, para que nenhum contrato fique sem cobertura orçamentária.
Base legal
Lei nº 14.133/2021, arts. 115 (§ 5º) e 136. Veja reajuste contratual e repactuação.
Erros comuns
- Usar apostila para alterar prazo ou objeto.
- Reajustar sem previsão contratual do índice.
- Apostilar sem demonstrar o cálculo.
- Esquecer de atualizar a dotação.