O que são despesas de exercícios anteriores
As despesas de exercícios anteriores (DEA) são obrigações que pertencem a um exercício já encerrado, mas que não foram processadas na época própria. A Lei 4.320/1964 (art. 37) admite que as despesas de exercícios encerrados, para as quais o orçamento respectivo consignava crédito próprio, com saldo suficiente para atendê-las, que não se tenham processado na época própria, bem como os restos a pagar com prescrição interrompida e os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente, sejam pagos à conta de dotação específica consignada no orçamento, discriminada por elementos, obedecida, sempre que possível, a ordem cronológica.
Na classificação por elemento, a Portaria 163/2001 reserva o código 92 – Despesas de exercícios anteriores. Para ver o tema na prática, com a sigla, consulte o verbete DEA.
Para que serve
O mecanismo é uma válvula de segurança: permite pagar o fornecedor que cumpriu sua obrigação, mas cuja despesa não foi empenhada, liquidada ou inscrita a tempo. Sem ele, o credor ficaria sem receber por falha da administração. Mas a lei prevê o uso como exceção, não como rotina: o pagamento exige reconhecimento da dívida e passa por controle rigoroso.
Como funciona na prática
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que, em fevereiro, descobre uma fatura de serviços prestados em novembro do ano anterior, que não foi paga nem inscrita em restos a pagar. O caminho seria:
- O credor apresenta a cobrança, com documentos comprobatórios do serviço prestado.
- O setor responsável verifica se o serviço foi realmente prestado, se a contratação foi regular, se havia crédito próprio e saldo no exercício de origem e se não houve pagamento anterior.
- A autoridade competente reconhece formalmente a dívida, por ato motivado.
- A despesa é empenhada na dotação específica de despesas de exercícios anteriores do exercício atual, no elemento 92.
- Após liquidação e pagamento, observada a ordem cronológica, o caso é encaminhado ao controle interno, com relatório sobre as causas e as medidas para evitar reincidência.
Cuidados do gestor
O pagamento exige reconhecimento da dívida por autoridade competente, com processo comprobatório do fornecimento ou serviço, ausência de pagamento anterior e regularidade da contratação. O uso repetido do mecanismo sinaliza falha de planejamento e pode afetar a avaliação da disponibilidade de caixa e a regra de fim de mandato (LRF, art. 42). Em muitos tribunais de contas, a existência de volume elevado de despesas de exercícios anteriores é tratada como indício de fragilidade no controle de empenhos.
Base legal
- Lei 4.320/1964, art. 37.
- Portaria Interministerial STN/SOF 163/2001: elemento 92.
- Lei de Responsabilidade Fiscal (LC 101/2000), art. 42: obrigações no final do mandato.
Diferença entre despesas de exercícios anteriores e restos a pagar
Os restos a pagar são despesas empenhadas e não pagas até 31 de dezembro, e por isso já constam do orçamento do exercício a que pertencem. As despesas de exercícios anteriores, ao contrário, não foram empenhadas ou processadas a tempo, e por isso precisam de dotação própria no exercício atual. Em ambos os casos, existe uma obrigação, mas o tratamento orçamentário é diferente. Veja também anualidade.
Exemplo ilustrativo de uso inadequado
Imagine que um órgão contrate serviços sem empenho prévio, por pressa, e, quando o ano termina, deixe a fatura para ser paga como despesa de exercícios anteriores. A prática repetida viola a regra de que nenhuma despesa pode ser realizada sem prévio empenho (Lei 4.320, art. 60) e pode caracterizar assunção de obrigação sem crédito. Em auditoria, o fato é apontado como irregularidade, e o gestor pode ser chamado a responder. O mecanismo da DEA não legitima a contratação irregular; apenas viabiliza o pagamento de uma dívida real, para evitar enriquecimento sem causa da administração, e não elimina a apuração de responsabilidade por quem deu causa à falha.
Dotação própria para despesas de exercícios anteriores
A lei exige que o pagamento dessas despesas seja feito “à conta de dotação específica consignada no orçamento, discriminada por elementos”. Isso significa que a LOA deve prever, ao menos, uma dotação para despesas de exercícios anteriores, em geral em cada unidade orçamentária, com o elemento 92. Como o valor é imprevisível, muitos municípios estimam com base no histórico. Se a dotação não existir ou for insuficiente, é preciso abrir crédito adicional com autorização legislativa, e a existência de recursos financeiros e de fonte própria deve ser conferida. Não se pode pagar a despesa à conta de dotação genérica de outro elemento, porque isso mascara o problema e dificulta a análise do controle.
Reconhecimento da dívida
O reconhecimento da dívida é o ato pelo qual a autoridade competente, após análise do processo, declara que a obrigação existe, é devida e deve ser paga. O ato deve ser motivado, referenciar os documentos que o sustentam (contrato, nota de empenho original, nota fiscal, atesto) e indicar a dotação que suportará o pagamento. O reconhecimento não é um mero formulário: ele é a base para a responsabilização, em caso de falhas, e deve ser assinado por quem tem competência legal ou delegada. Muitos municípios regulamentam o tema por decreto, estabelecendo fluxo, prazos e responsáveis.
Prescrição
O direito do credor de cobrar do poder público também está sujeito a prazo de prescrição. Dívidas prescritas, em regra, não devem ser pagas sem análise jurídica, e o pagamento de dívida prescrita pode ser questionado. A lei menciona restos a pagar com prescrição interrompida; por isso, a análise jurídica do prazo é parte da instrução do processo. O prazo e as causas de interrupção devem ser verificados pela procuradoria do município, com base na legislação aplicável.
Erros comuns
- Usar a DEA como forma rotineira de pagar despesas sem empenho prévio.
- Pagar sem processo comprobatório e sem reconhecimento formal da dívida.
- Não verificar se a despesa já foi paga anteriormente.
- Descumprir a ordem cronológica de pagamentos.
- Deixar de apurar a responsabilidade de quem causou a falha.
- Não prever dotação específica para despesas de exercícios anteriores na LOA.
