O que é elemento de despesa
O elemento de despesa é o nível mais detalhado da natureza da despesa usado na execução do orçamento. Tem por finalidade identificar os objetos de gasto, tais como vencimentos e vantagens fixas, juros, diárias, material de consumo, serviços de terceiros prestados sob qualquer forma, subvenções sociais, obras e instalações, equipamentos e material permanente, auxílios, amortização e outros de que a administração se serve para a consecução de seus fins (Portaria 163/2001, art. 3º, §3º). Ocupa dois dígitos no código (“ee”).
A Lei 4.320/1964 já exigia a discriminação da despesa por elementos na lei orçamentária (art. 15), entendidos como o desdobramento da despesa com pessoal, material, serviços, obras e outros meios de que se serve a administração pública para consecução dos seus fins (§1º).
Para que serve
O elemento diz exatamente o que foi comprado ou pago. Por isso é decisivo para a transparência, para a análise de custos e para o cálculo de limites legais. Ele é o nível em que o empenho é feito. Também define em qual grupo de despesa o gasto será contabilizado: pessoal e encargos, outras despesas correntes, investimentos, e assim por diante. Uma escolha errada de elemento compromete o grupo e, em consequência, relatórios como o da despesa com pessoal da LRF.
Exemplos de elementos da Portaria 163
- 11 – vencimentos e vantagens fixas (pessoal civil);
- 14 – diárias (civil);
- 30 – material de consumo;
- 36 – outros serviços de terceiros, pessoa física;
- 39 – outros serviços de terceiros, pessoa jurídica;
- 41 – contribuições;
- 43 – subvenções sociais;
- 51 – obras e instalações;
- 52 – equipamentos e material permanente;
- 91 – sentenças judiciais;
- 92 – despesas de exercícios anteriores.
Os elementos aplicáveis a cada grupo e modalidade constam da portaria vigente.
Como funciona na prática
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que precisa adquirir computadores para a secretaria de educação. O setor contábil deve:
- Identificar o tipo de bem: equipamento que dura mais de dois anos é material permanente.
- Escolher o elemento 52 (equipamentos e material permanente), dentro do grupo investimentos.
- Verificar se existe dotação com esse elemento e saldo suficiente; se for necessário, ajustar o QDD ou abrir crédito.
- Emitir o empenho com a natureza completa (por exemplo, 4.4.90.52).
- Registrar o bem no patrimônio quando recebido.
O MCASP observa que, para efeito de classificação, considera-se material permanente o de duração superior a dois anos (Lei 4.320, art. 15, §2º). Para itens de menor duração, o elemento será o de material de consumo.
Base legal
- Portaria Interministerial STN/SOF 163/2001, art. 3º, §3º.
- Lei 4.320/1964, art. 15.
- MCASP, 11ª edição.
Diferença entre elemento de despesa e subelemento ou desdobramento
O elemento é o nível obrigatório da natureza. O desdobramento (ou subelemento), representado por “dd”, é um detalhamento facultativo, que cada ente cria conforme suas necessidades gerenciais, por exemplo, para separar tipos de material de consumo. Esses desdobramentos devem seguir o plano de contas do ente. Veja também modalidade de aplicação e QDD.
O elemento e os limites da LRF
A escolha do elemento é especialmente sensível quando se trata de pessoal. A LRF considera despesa total com pessoal o gasto com ativos, inativos e pensionistas, e determina que a terceirização de mão de obra que se refira à substituição de servidores seja contabilizada como outras despesas de pessoal (art. 18, §1º). Se uma contratação de serviços de terceiros, que na verdade substitui servidores, for lançada como serviço comum, o município pode deixar de contabilizá-la no limite e, com isso, subestimar o percentual real. Por isso, a análise do objeto e não só do nome do contrato deve orientar a escolha do elemento.
Exemplo ilustrativo: uma contratação, vários elementos
Imagine que a prefeitura contrate a reforma de uma unidade de saúde e, no mesmo processo, a aquisição de mobiliário e de material de limpeza. A reforma que amplia ou melhora o imóvel é obras e instalações. O mobiliário, de duração superior a dois anos, é material permanente. O material de limpeza é material de consumo. Se tudo fosse lançado em um só elemento, os relatórios ficariam incorretos e a depreciação e o patrimônio não refletiriam a realidade. Por isso, o setor contábil deve separar os itens na hora do empenho, indicando cada elemento adequado. Em contratos maiores, essa separação costuma ser feita já na planilha orçamentária da licitação, o que facilita o acompanhamento.
Como consultar o elemento correto
O elemento é escolhido a partir da descrição do objeto e do manual de classificação adotado pelo ente. A Secretaria do Tesouro Nacional publica a tabela de elementos junto com a portaria de classificação, e muitos tribunais de contas mantêm manuais com exemplos de enquadramento. Em dúvida, a recomendação é registrar a consulta feita, o entendimento adotado e a data, para dar segurança ao gestor em eventual auditoria.
Erros comuns
- Classificar equipamento de duração superior a dois anos como material de consumo, ou o contrário.
- Lançar despesa de pessoal em serviços de terceiros para fugir do limite da LRF.
- Escolher o elemento apenas porque há saldo na dotação.
- Usar desdobramentos diferentes para itens iguais, quebrando a série histórica.
- Empenhar despesa de exercício anterior em elemento do exercício corrente, e vice-versa.
- Não revisar o elemento quando o objeto do contrato é alterado por aditivo.
