O que é regime de caixa
No regime de caixa, um fato é registrado na contabilidade no momento em que o dinheiro entra ou sai: o recebimento de um tributo, o pagamento de um fornecedor. Se o serviço foi prestado em dezembro, mas só foi pago em janeiro, o regime de caixa o reconhece em janeiro. Ele é simples de entender e de controlar, porque acompanha o extrato bancário, mas tem uma limitação: não mostra o que o ente já deve e o que já tem a receber.
Onde o regime de caixa aparece no setor público
No setor público brasileiro, ele aparece em dois pontos:
- Receita orçamentária: a Lei 4.320/1964 estabelece que pertencem ao exercício financeiro as receitas nele arrecadadas (art. 35, I). Segundo o MCASP, isso representa a adoção do regime de caixa para o ingresso das receitas públicas.
- Lei de Responsabilidade Fiscal: a despesa e a assunção de compromisso são registradas pelo regime de competência, apurando-se, em caráter complementar, o resultado dos fluxos financeiros pelo regime de caixa (art. 50, II).
E a despesa?
A despesa orçamentária não segue o regime de caixa. Ela segue o regime orçamentário: pertencem ao exercício as despesas nele legalmente empenhadas (art. 35, II). O que importa é o empenho, e não o pagamento. É por isso que existem os restos a pagar: despesas empenhadas em um exercício e pagas em outro, que pertencem ao primeiro.
O MCASP ressalta que, apesar de o art. 35 se referir ao regime orçamentário, o regime contábil, ou seja, a competência, deve ser aplicado ao setor público em sua integralidade para o reconhecimento dos fatos contábeis. Em outras palavras, o orçamento tem suas regras, mas a contabilidade patrimonial deve ser feita por competência.
Para que serve esse conceito
Entender qual regime está em jogo evita leituras erradas dos demonstrativos. Quando o gestor olha o Balanço Orçamentário, a receita está em regime de caixa e a despesa em regime orçamentário (empenho). Quando olha a Demonstração das Variações Patrimoniais, os fatos estão em regime de competência. Quando olha a Demonstração dos Fluxos de Caixa, está de novo no caixa. Cada demonstração responde a uma pergunta diferente, e as diferenças entre elas não são erro, e sim consequência dos critérios.
Como funciona na prática
- O contribuinte paga o IPTU em novembro: a receita é registrada no momento da arrecadação, no exercício corrente.
- O município contrata um serviço em outubro e empenha a despesa, que pertence ao exercício do empenho.
- O serviço é prestado em dezembro e o pagamento ocorre em janeiro: a despesa orçamentária é do ano anterior, e o pagamento sai do caixa do ano seguinte, via restos a pagar.
- A contabilidade patrimonial reconhece a obrigação em dezembro, quando o serviço foi prestado, pelo regime de competência.
Imagine uma prefeitura de pequeno porte que fecha o ano com saldo de caixa aparentemente confortável. Se há muitas despesas empenhadas, mas ainda não pagas, o caixa disponível não é tão folgado quanto parece. Olhar só o caixa leva à ilusão de folga, e olhar só a competência esconde a capacidade real de pagamento. A boa prática é ler os dois.
Diferença entre regime de caixa e regime de competência
O regime de competência reconhece receitas e despesas quando os fatos geradores ocorrem, independentemente do recebimento ou do pagamento. Mostra quanto o ente realmente deve e possui. O regime de caixa mostra o que está disponível para pagar contas. Na prática: o caixa paga as contas, e a competência mostra a verdadeira situação patrimonial.
Base legal
- Lei 4.320/1964, art. 35, I e II: regime orçamentário de receitas e despesas.
- LC 101/2000 (LRF), art. 50, II: registro por competência, com apuração complementar do resultado dos fluxos financeiros pelo regime de caixa.
- MCASP, 11ª edição: aplicação da competência na contabilidade patrimonial.
Como esse conceito afeta decisões do dia a dia
A distinção entre caixa e competência aparece em decisões cotidianas. Ao conceder um reajuste, o efeito começa na competência do mês em que ele vale, mesmo que o pagamento ocorra no mês seguinte. Ao contratar um serviço em dezembro, o compromisso nasce com o empenho, e o pagamento pode ser de janeiro. Ao planejar a programação financeira, o gestor precisa olhar o caixa esperado mês a mês, porque é o dinheiro disponível, e não o orçamento, que paga as contas. Quem conhece os dois regimes consegue conciliar o que o orçamento autoriza com o que o caixa permite.
Erros comuns
- Achar que o orçamento é todo em regime de caixa, esquecendo que a despesa segue o empenho.
- Tomar o saldo de caixa como prova de equilíbrio, sem considerar restos a pagar e obrigações já assumidas.
- Reconhecer receita pela previsão, e não pela arrecadação, no regime orçamentário.
- Misturar critérios ao comparar demonstrações e concluir, erradamente, que há inconsistência.
- Deixar de registrar por competência as obrigações do patrimônio, como serviços já prestados e não pagos.
