Suprimento de fundos (adiantamento)

O que é suprimento de fundos (adiantamento)

O suprimento de fundos, também chamado de regime de adiantamento, é a entrega de dinheiro a um servidor para que ele pague despesas que não podem seguir o fluxo normal (empenho, liquidação e pagamento ao fornecedor). A Lei 4.320/1964 define o regime de adiantamento como aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei, consistindo na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria, para o fim de realizar despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação (art. 68). Não se fará adiantamento a servidor em alcance, isto é, com contas pendentes (art. 69).

Natureza contábil

O MCASP esclarece que o suprimento constitui despesa orçamentária, que passa pelos três estágios (empenho, liquidação e pagamento), mas não é despesa pelo enfoque patrimonial, pois não reduz o patrimônio líquido no momento da concessão: a redução só ocorre quando o servidor presta contas e as despesas são reconhecidas. Valores devolvidos no mesmo exercício são anulação de despesa; após o encerramento, são receita orçamentária (outras restituições).

Quando pode ser usado

Cada ente deve regulamentar seu regime de adiantamento, em lei ou decreto. As hipóteses de uso costumam ser:

• despesas eventuais, inclusive em viagem e com serviços especiais, que exijam pronto pagamento;
• despesas em caráter sigiloso, conforme se classifiquem em regulamento próprio;
• despesas de pequeno vulto, até limite fixado em ato normativo próprio.

O suprimento é, portanto, excepcional. Em municípios menores, é usado para pequenas compras emergenciais e despesas de viagem, quando não há tempo ou possibilidade de seguir o processo regular.

Vedações

Segundo as regras usuais dos regulamentos, não se concede suprimento a responsável por dois suprimentos, a servidor que tenha a guarda ou utilização do material a adquirir (salvo falta de outro servidor) e a servidor em alcance. As regras locais podem ser mais rígidas, por isso devem ser consultadas.

Como funciona na prática

Imagine que um servidor de uma prefeitura de pequeno porte precise viajar e pagar pequenas despesas de deslocamento e alimentação, que não permitem fornecedor previamente contratado. O fluxo é:

1. O setor requisitante solicita o suprimento, indicando finalidade, valor e prazo de aplicação.
2. A contabilidade verifica se o servidor não tem pendências e se o valor respeita o limite do regulamento.
3. Emite-se o empenho na dotação própria, no elemento adequado, e efetua-se o pagamento ao servidor.
4. O servidor gasta apenas com o que a autorização permite, guarda os comprovantes e presta contas no prazo, devolvendo o saldo não aplicado.
5. O setor de contas analisa a prestação, aprova ou glosa despesas irregulares, e baixa a responsabilidade do servidor.

Base legal

• Lei 4.320/1964, arts. 68 e 69.
• MCASP, 11ª edição: tratamento contábil do suprimento de fundos.
• Lei, decreto ou regulamento do município sobre o regime de adiantamento.

Diferença entre suprimento de fundos e despesa regular

Na despesa regular, o administrador contrata, o fornecedor entrega, a despesa é liquidada e o pagamento é feito direto ao credor. No suprimento, o dinheiro vai ao servidor antes da despesa, e a comprovação vem depois. Por isso, o suprimento exige controles mais fortes de prestação de contas. Veja também pagamento da despesa, ordenador de despesa e tomada de contas especial.

Prestação de contas e responsabilização

A prestação de contas deve ser tempestiva e conter notas fiscais ou recibos válidos, com identificação do fornecedor, descrição e valores, além de relatório da finalidade. Se o servidor não prestar contas, ou se as despesas forem irregulares, o valor deve ser devolvido, e a administração pode instaurar procedimento administrativo e, se for o caso, tomada de contas especial. Em municípios, a falta de controle do suprimento é fonte frequente de apontamentos dos tribunais de contas. O ordenador de despesa que concede suprimento sem observar as vedações pode ser responsabilizado.

Exemplo ilustrativo: prestação de contas de um adiantamento

Imagine que um servidor de uma prefeitura de pequeno porte recebeu suprimento para custear a manutenção emergencial de um equipamento em um distrito distante. Ele comprou peças e pagou um mecânico autônomo. Na prestação de contas, apresenta notas fiscais das peças e recibo do serviço, com identificação do prestador, data e valores, além de um breve relatório explicando a urgência. A área de contas verifica se as despesas estão dentro da finalidade autorizada, se os documentos são idôneos e se o saldo foi devolvido. Constatando que um dos recibos não identifica o prestador, solicita a regularização; se ela não ocorre, glosa o valor e exige a devolução. Esse rito simples mostra por que o controle documental é a espinha dorsal do suprimento.

Limites e fracionamento

Um risco clássico é o uso do suprimento para fracionar despesas e evitar licitação ou contratação direta formal. Se determinada necessidade é previsível e recorrente, como a compra mensal de material de expediente, ela deve seguir o processo normal. O suprimento é para o que é eventual, urgente ou de pequeno vulto, nos termos do regulamento. Também é prudente fixar teto por despesa individual, evitando que valores relevantes sejam pagos sem processo. Os tribunais de contas costumam examinar a sucessão de suprimentos em nome de poucos servidores como indício de uso indevido do instituto.

Erros comuns

• Conceder suprimento para despesas que poderiam seguir o processo normal.
• Conceder a servidor com pendência de prestação de contas ou com outro suprimento em aberto.
• Usar o suprimento para fracionar despesas e fugir de licitação.
• Aceitar comprovantes inidôneos ou sem identificação do fornecedor.
• Não exigir devolução do saldo não aplicado no prazo.
• Não ter regulamento local sobre limites, prazos e responsáveis.